Aneel automatiza gestão de documentos com produtos Lexign

Para controlar a qualidade dos serviços de energia elétrica brasileiros, a Aneel-Agência Nacional de Energia Elétrica precisa manusear um volume enorme de documentos e processos: são 70 mil novos documentos por ano, 150 mil processos de trabalho em andamento ao mesmo tempo e cerca de 5 mil telefonemas de usuários por dia recebidos pelo call center, só para citar alguns exemplos e ilustrar a necessidade de automatização.

A resposta encontrada pela agência foi implantar um sistema que contemplasse tanto o gerenciamento eletrônico de documentos, quanto o fluxo de trabalho. Os produtos da Lexign Keyfile e Flow, vencedores da licitação pública, foram implantados pela Image Pro, empresa especializada em soluções para e-Process e master distribuidora da Lexign no Brasil.

Hoje, todos os documentos que chegam à Aneel (inclusive mapas e plantas de engenharia) são digitalizados e podem ser consultados e tramitados através dos sistemas de protocolo, conhecido por SIC – Sistema Interno de Controle de Processos e Documentos e o de solicitação de diárias, passagens e treinamentos, ambos armazenados no Keyfile.

“Sem esta solução, nossa organização não seria capaz de atender com eficiência a média de 5 mil telefonemas recebidos por dia”, afirma Sérgio de Oliveira Frontin, diretor de tecnologia da Aneel. Segundo ele, a lei brasileira exige que cada pedido ou reclamação seja atendido em um determinado tempo. Por isso, o trabalho do Lexign Flow é processar todas as operações (gerenciamento, controles e monitoramento) relativas a cada pedido ou reclamação que chega à Aneel, desde a sua entrada até a solução definitiva.

O diretor informa que, com a solução da Lexign, a agência conseguiu aumentar a eficiência de suas operações, “reduzindo custos com impressão, envio e cópias de documentos para diferentes organizações”. Agora, cada documento pode ser vinculado a diferentes processos e todo o seu trânsito, dentro da organização, é registrado e controlado pelo sistema.

A Aneel está se preparando para a implantação de um projeto que irá atender, de forma sistemática, a uma demanda por mais de 450 diferentes tipos de fluxos de trabalho. Esse projeto funcionará como uma “fábrica de workflow”, criando os diversos padrões de fluxos necessários e que poderão ser adaptados às necessidades específicas de cada setor.

A Aneel utiliza hoje 221 licenças do Lexign Keyfile e 166 licenças do Lexign Flow. E pretende ampliar sua base de aplicações em GED e Workflow e distribuí-las para as agências estaduais conveniadas e para as diversas empresas geradoras de energia. Para que todo este público possa ser atingido, novos estudos estão sendo elaborados, como por exemplo, aplicações específicas para rodar na web e/ou a atualização dos sistemas, já em operação para o mesmo ambiente.