MailGraber reduz tráfego de e-mail improdutivo

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Com a instalação do MailGraber, uma ferramenta para controle de conteúdo e acesso a e-mail, o Banco Daimler Chrysler chegou a eliminar mais de 1 GB de tráfego inútil, que, além de desperdiçar os recursos de sistemas e telecomunicações, consumia o tempo de trabalho dos 220 funcionários que utilizam o serviço. Atualmente, são bloqueadas todas as mensagens que contenham anexos, como arquivos AVI, MP3 ou BMP.

Ao invés de entregar o arquivo, é enviado um aviso ao destinatário, que pode recuperá-lo, caso o conteúdo seja relacionado à atividade profissional. “Queremos consolidar uma cultura: e-mail serve para transportar texto e HTML”, define Thomas Accioly, gerente de tecnologia da informação do banco. Ele pondera que o objetivo não é impedir o tráfego de anexos, mas estabelecer filtros que impeçam que o e-mail acabe tornando-se contraproducente. “O pessoal de marketing recebe muitos arquivos gráficos; eles vêem o nome do remetente e baixam para suas máquinas”, exemplifica. “Mas de 150 arquivos barrados, apenas cinco são recuperados”, informa.

O gerente esclarece que a política adotada deveu-se, em parte, a uma demanda dos próprios funcionários, que, como qualquer usuário da Internet, eram bombardeados diariamente com mensagens desnecessárias.

O MailGraber é um dos módulos da linha Group Tools, da Gaia Informática. A racionalização do uso de telecomunicações, segundo Accioly, já justifica o investimento no software. O banco mantém uma rede com seis escritórios regionais e 40 pontos remotos (teletrabalhadores e concessionárias), com conexões por satélite ou linha discada. A empresa trabalha com a plataforma de e-mail Lotus Domino. Esse servidor permite o acesso tanto pelo cliente Notes (que replica o conteúdo em uma base local) quanto pelo Web browser. “Os usuários mais experientes já deletavam as mensagens no servidor, através do browser, para evitar congestionamentos nas linhas. Mas com o MailGraber houve uma redução brutal do tráfego de replicação”, constata o gerente.