Autor: Roni de Oliveira Franco
A terceirização de processos de negócios (BPO), que abrange os serviços administrativos, contábeis, fiscais, financeiros e relativos à gestão de pessoas, sempre foram práticas que consumiram tempo e esforço das organizações para mantê-las funcionando com eficiência, embora não se tratassem de atividades-fins – ou aquelas prioritárias voltadas diretamente aos negócios centrais das empresas. Isso não quer dizer que o chamado back office não seja ponto de apoio fundamental para o desenvolvimento das organizações no ambiente econômico e social. Porém, há cada vez mais empresas entregando essas atividades-meios às firmas especializadas no assunto. A implementação, no entanto, requer oportunas considerações.
A prática de outsourcing, como é chamado esse tipo de serviço, tem premissas básicas para a boa realização. A mais importante delas é relacionada à necessidade de eficaz comunicação entre o contratante e o contratado desde o início das relações. Isso permite que o diálogo se estabeleça de maneira constante, sendo possível, assim, que mudanças de rumos necessárias ao longo do projeto se realizem de modo rápido e sem traumas para ambos os lados.
No fundo, a flexibilidade é a chave do sucesso nesse tipo de parceria. Compromissos rígidos acabam cegando mudanças imprescindíveis ao longo de um acordo – e do jeito que as transformações acontecem de maneira rápida na economia globalizada, não há como deixar de contar com esse aspecto. Isso também não quer dizer que impactos futuros possíveis não sejam calculados e previstos antecipadamente. As empresas que oferecem serviços de outsourcing têm metodologias de sucesso para presumir o bom andamento dos trabalhos.
Ainda sobre a relação entre contratante e contratado, faz-se necessário ambos reunirem-se regularmente, mantendo uma agenda comum de integração e aprofundamento dos serviços em desenvolvimento. Tais encontros também permitem aculturamento dentro das organizações para o real objetivo do outsourcing.
Do lado das organizações, a clareza na estratégia dos negócios é fundamental para a contratação dos serviços de outsourcing. Quando as requisições internas não estão muito claras dentro da empresa para contratação do parceiro, a falta de conhecimento do que o terceiro realmente pode fazer e alcançar, a ausência de preparo para receber o serviço do contratado e a dificuldade do aculturamento interno à prática ameaçam a introdução do outsourcing nas empresas. Contudo, esses itens não são irreparáveis. São, sim, exercícios saudáveis para se debater dentro das organizações, aliados às discussões sobre os cenários existentes para otimização de sua atividade central.
Por fim, sabe-se que as empresas podem concentrar-se na expansão de seus negócios quando contam com parceiros experientes na prestação de serviço de outsourcing. Mais do que nunca, é o que todos devem fazer – ou pelo menos estudar para ter como avaliar vantagens – para manter-se competitivo no seu mercado de atuação. O back office não pode ser negligenciado nesse processo. Ao contrário, pode ser aperfeiçoado a partir da contratação de adequados parceiros. E isso pode ser determinante para o sucesso de qualquer organização no universo corporativo.
Roni de Olivieira Franco é sócio da Trevisan Outsourcing e professor da Trevisan Escola de Negócios. E-mail: [email protected]
