O e-Procurement no processo de compras

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Marcos Fiore

Acompanhar de perto a dinâmica dos processos de negócios é uma das regras básicas de sobrevivência quando se tem a pressão da competitividade e da redução de custos. Tirar o máximo proveito das novas tecnologias é um dos caminhos a trilhar para quem ultrapassa os limites do “tecniquês” e vai buscar resultados. É o que já acontece nas empresas brasileiras como o ERP (Enterprise Resource Planning) ou sistema de gestão empresarial, que se tornou velho conhecido da pequena à grande empresa nos últimos anos. Hoje, novos recursos oferecem maior otimização dos processos de negócios, principalmente quando falamos do ambiente de Internet e de e-business.

Um dos exemplos é o e-Procurement. Nome estranho para um conceito de entendimento mais simples, especialmente quando se percebe os resultados. O sistema é usado por empresas que desejam fornecer seus pedidos de cotações de compras a seus fornecedores via eletrônica, utilizando-se da Internet como um meio de comunicação. A empresa publica seus pedidos de cotações e os fornecedores cotam os valores possíveis. Sendo que na hora das transações de compras, a empresa pode economizar entre 30% e 90% nos custos.

Muito mais que uma solução que oferece melhores condições para a cotação de preços e compra de materiais via Internet, a ferramenta vem assumindo função estratégica, visto que o sistema também pode transmitir consultas, pedidos, faturas, pagamentos, etc., diretamente por meio da rede. Ela é capaz de reforçar parcerias e estreitar o relacionamento com fornecedores e clientes, como ponto central no desenvolvimento do negócio – como uma via de comunicação multidirecional.

Sem o e-Procurement, a empresa gasta mais tempo no processo de cotação, uma vez que todo o trabalho é realizado por meio de telefone, fax ou e-mail – ao contrário de um sistema de automação de compras, em que os responsáveis pelo setor aproveitam o tempo em busca de negócios convenientes e lucrativos, no lugar de se ater à execução de processos burocráticos. Quem já adotou a solução, observou que o profissional desse setor não fica atrelado a um “espiral” de rotinas, deixando de se concentrar a parte mais nobre dos processos de aquisição – a “negociação”. Dados comprovam que há redução de até 50% do tempo no processo de compra com o uso da ferramenta.

Vale ressaltar que a falta de uniformização do processo de compras em uma organização acarreta em riscos que impossibilitam a identificação de reais problemas na empresa. Aquisições excessivas de materiais ou de produtos de marca e qualidade diferentes, ou até mesmo a má negociação de preço, seja pela falta de especialização de quem está comprando ou por pedidos com quantidade inferiores são problemas comuns. Com o e-Procurement isso não ocorre, já que a ferramenta dispara e armazena as compras efetuadas ao sistema da empresa, automaticamente após a realização das compras.

A diferenciação dos produtos e serviços de uma empresa, e a possibilidade desta ficar em vantagem com relação aos seus concorrentes diretos compõem a chave para a criação de novas oportunidades. É importante ter sempre em vista que a adoção de novas tecnologias é um marco significativo na vida de uma empresa, pois estimula a competitividade e a abertura de novas portas que dirigem-nas ao sucesso. O que antes se resumia em uma simples busca eletrônica de cotações, atualmente possibilita o gerenciamento completo desde a coleta de requisições até o fechamento do pedido.

Marcos Fiore é diretor de tecnologia da MasterBiz, empresa especializada no desenvolvimento de produtos e serviços de e-business.