Os funcionários gastam uma quantidade considerável de tempo procurando informações, custando às equipes tempo e dinheiro valiosos
Autor: Luciano Alves de Oliveira
Num mundo empresarial cada vez mais competitivo e dinâmico, encontrar formas de aumentar a rentabilidade é uma prioridade constante para todas as organizações. Observar a rotina da equipe pode economizar tempo e dinheiro valiosos. Considerando que “tempo é dinheiro”, este artigo mostra como a gestão do tempo e da informação pode ter um impacto incrível na eficiência operacional e na redução de custos.
Vários estudos mostram que os funcionários gastam uma quantidade significativa de tempo realizando tarefas como procurar e coletar informações, classificar e-mails ou solucionar problemas de TI – tarefas que não apenas reduzem sua produtividade, mas também os frustram.
A gestão do tempo é mais do que cumprir prazos; é uma ferramenta de sucesso vital para muitas equipes e empresas. Em setores orientados a serviços como seguradoras, propaganda e marketing, advocacia, RH e consultoria, cada hora de trabalho produtivo é benéfica. A capacidade de otimizar cada minuto não só melhora a eficiência, mas também gera melhorias financeiras. Por exemplo, equipes que recebem pedidos de clientes ou fornecem suporte ao cliente: cada minuto de eficiência de um agente é útil não apenas para economizar dinheiro desperdiçado, mas também para reduzir a necessidade de contratar novos funcionários. Tudo depende de saber exatamente quantos minutos são gastos em pedidos. Geralmente, o gerenciamento do tempo pode ajudar as empresas a encontrar e eliminar trabalhos duplicados, ou seja, trabalhos redundantes em processos.
Essa prática não apenas economiza tempo, mas também preserva recursos valiosos. Ao liberar os funcionários para se concentrarem em tarefas de alto valor agregado, a produtividade é aumentada significativamente. Essa melhoria na eficácia não apenas eleva a qualidade do serviço, mas também impulsiona a lucratividade, tornando o gerenciamento do tempo uma peça crucial no quebra-cabeça do sucesso empresarial.
Por outro lado, organizar e gerenciar informações é essencial para economizar tempo. Quando as informações não estão organizadas, acessíveis ou atualizadas, os funcionários perdem um tempo valioso procurando dados, recriando informações existentes ou tomando decisões com base em dados desatualizados.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais uma abordagem estruturada ao gerenciamento de informações pode beneficiar as empresas:
1. Acesso rápido e fácil às informações: Com um sistema de gestão de informações adequado, os funcionários podem encontrar facilmente os dados de que precisam para realizar suas tarefas. Isso significa menos tempo gasto na busca de informações e mais tempo gasto na execução de projetos e na tomada de decisões.
2. Redução do retrabalho: Quando as informações são armazenadas e compartilhadas centralmente, há menos chances de duplicação de esforços. Os funcionários podem colaborar de forma mais eficaz, evitando a necessidade de recriar documentos ou realizar tarefas já concluídas por outros membros da equipe.
3. Tomar decisões mais assertivas: O acesso a informações precisas e atualizadas permite que os líderes empresariais tomem decisões mais informadas. Isso pode resultar em melhores escolhas e estratégias mais eficazes para o crescimento e sucesso da empresa.
4. Maior produtividade: Quando os funcionários gastam menos tempo procurando informações e lidando com retrabalhos, sua produtividade aumenta naturalmente. Eles podem se concentrar em tarefas de maior valor agregado, potencializando assim os resultados do negócio.
5. Maior satisfação do cliente: Uma boa gestão da informação também pode impactar positivamente a experiência do cliente. Com acesso rápido a dados relevantes, os funcionários podem responder de forma mais eficaz às solicitações dos clientes e resolver problemas com mais rapidez, resultando em maior satisfação do cliente e fidelidade à marca.
A gestão eficiente da informação não é apenas uma questão de organização, mas uma estratégia fundamental para o sucesso empresarial. Ao eliminar o desperdício de tempo associado à má gestão da informação, as empresas podem melhorar a sua eficiência operacional, aumentar a produtividade e prestar um serviço superior ao cliente. Investir em sistemas e práticas de gestão de informação deve ser uma prioridade para todas as organizações que procuram manter-se competitivas num mercado em constante evolução.
Luciano Alves de Oliveira é diretor geral Brasil e Portugal do Grupo OTRS.
