Workflow ao alcance de todos

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“O Mundo é Plano”, de Thomas Friedman, está entre os livros de negócios mais vendidos no mundo nos últimos meses. Nele são discutidas as 10 tecnologias que estão facilitando a globalização, ao revolucionar a maneira de fazer negócios e tornar o mundo “plano” (na expressão do autor).

Uma dessas tecnologias, o workflow, permite gerenciar de forma eletrônica qualquer tipo de processo de negócio baseado na tramitação de documentos. Estejam as pessoas onde estiverem – no mesmo local ou a milhares de quilômetros de distância – é possível trocar documentos de forma controlada, seguir regras de negócio para análise/aprovação de tarefas, emitir alertas quanto a atrasos ocorridos e preparar relatórios gerenciais que indiquem o desempenho alcançado (produtividade, tempos, etc), bem como identifiquem eventuais gargalos operacionais.

Com esse tipo de recurso, acoplado a uma adequada infra-estrutura de telecomunicações, como Friedman demonstra no seu livro, os custos operacionais baixam dramaticamente, o atendimento se torna muito mais rápido e a qualidade total melhora de forma expressiva.

As conseqüências são enormes: setores inteiros de atividades estão sendo exportados para regiões distantes, ou mesmo outros países, incluindo atendimento técnico em geral, análises médicas, análises financeiras e processamento contábil.

Os sinais da popularização do workflow estão por toda parte – por exemplo, a Microsoft incluiu no Windows Vista a plataforma chamada Workflow Foundation, a fim de difundir funcionalidades desse tipo para quase todos os níveis de aplicação, tanto as de “pessoa-a-pessoa” (onde o fluxo se dá entre pessoas), como as “sistema-a-sistema” (sem intervenção humana).

Embora com atraso em relação a outros países emergentes, como a Índia, o Brasil vem usando a tecnologia de workflow de forma crescente, especialmente nos setores bancário (aprovação de crédito), seguros (aprovação de apólices ou do pagamento de sinistros), operadoras de plano de saúde (autorização para procedimentos médicos), indústria (controle de prazos/qualidade em processos descentralizados) e serviços.

Até o Governo Federal vem dando passos à frente, por exemplo, ao tomar iniciativas para padronizar a forma como organizações de uma mesma cadeia produtiva trocam informações eletrônicas. Um exemplo é o padrão TISS, instituído pela ANS, abrangendo a troca de informações entre os agentes envolvidos na prestação de serviços de saúde, como hospitais, clínicas, operadoras de planos e até consultórios médicos. Até maio de 2007, hospitais e operadoras de planos já devem estar capacitados para usar o TISS. A contrapartida para os investimentos que serão necessários para o TISS é a expectativa da ANS de que os custos de processar esse tipo de transação em papel serão reduzidos em 50%.

Se sua empresa ainda não está usando ou cogitando implantar workflow, sua concorrência pode estar tendo uma grande oportunidade, pois o mundo está ficando cada vez mais “plano”.

Vinicius Freire Moura é diretor superintendente da ImagePro.