Como aumentar a transparência das organizações

Luis Alberto Piemonte

As recentes descobertas de desvio de verbas, corrupção, contrabando e engenhosos esquemas de sonegação envolvendo órgãos do governo e empresas de expressão nacional mostram, de forma ainda mais evidente, o quanto a transparência na gestão se tornou essencial para a sobrevivência das organizações, sejam elas públicas ou privadas. Para os seus líderes, o desafio é encontrar modelos de gestão que permitam controlar as atividades financeiras, gerenciais e operacionais de forma a garantir o correto e eficiente uso dos recursos, ao mesmo tempo em que se cumprem todas as normas legais e regulamentares.

Tais disposições devem ser acessíveis a todos os participantes da organização, de forma a assegurar que cada colaborador conheça a sua respectiva função no processo, assim como as responsabilidades atribuídas aos diversos níveis. Para que isso ocorra de forma eficaz, os gestores devem assegurar que existam sistemas de informação apropriados para cobrir todos os processos fundamentais da organização. Estes sistemas, incluindo aqueles que mantém ou que se utilizam de dados em formato eletrônico, devem ser seguros e testados periodicamente.

Embora os benefícios da nova metodologia sejam claros, as organizações vem encontrando dificuldades em sua implementação, em parte devido a confusão em relação a conceitos. Uma das principais é o entendimento errôneo de que a Gestão de Processos seja parte integrante da Tecnologia de Informação (TI). Na verdade, a Gestão de Processos está relacionada à organização dos processos da empresa (tendo a tecnologia como ferramenta de suporte). Em outras palavras, podemos dizer que a tecnologia nos permite a praticar a inovação organizacional através da Gestão de Processos.

Assim, quando falamos em Gestão de Processos, não estamos falando em primeira linha em tecnologia, mas em transformação na forma das pessoas e corporações se organizarem e desempenharem suas atividades. O sucesso será de quem melhor conseguir dispor dos quatro atributos fundamentais ao uso do conhecimento em cadeias de valor: perfil de pessoas adequado à cultura da organização; o estoque de conhecimento que deve aportar; sua integração e relacionamento na rede interna; o posicionamento e a qualidade com a qual a organização se insere na rede externa.

A Tecnologia da Informação dará suporte a Gestão dos Processos para que se tenha maior transparência e potencial de rastreamento para fins de auditoria, viabilizando assim o uso adequado e consistente dos processos corporativos, reduzindo os fluxos de trabalho pessoais ou informais, diminuindo o risco de execução de processos que não estejam em conformidade com os fluxos de trabalho e a diretrizes da organização. O uso de interfaces adequadas propicia que seu uso imediato por todos os profissionais envolvidos na operação, resulte em níveis mais elevados na automação e segurança dos processos em toda a organização. É importante que as tecnologias suportem as necessárias capacidades de gestão de processos, permitindo que os gestores controlem como o dado é submetido, revisado e aceito para imprimir as melhores práticas nos processos de gestão financeira e que tenham ajustes auditáveis, possibilitando que os usuários possam rastrear o dado até a sua origem.

Outro item muito importante para a gestão dos processos é a elaboração da documentação, pois além de facilitar a rastreabilidade, ajuda a comunicação interna a todos os níveis. O maior desafio numa organização é manter todo o leque de documentação relativa aos processos, normas e regras atualizada e acessível a todos os intervenientes. O uso da Intranet nas organizações tem sido um dos meios mais usados para manutenção da documentação atualizada. A documentação é um elemento crítico em qualquer projeto que envolva o cumprimento de normas ou regras, como é o caso das instituições financeiras ou das áreas de finanças das empresas.

A necessidade de compliance, obrigatória em alguns casos (Sarbanes&Oxley, Basiléia, Banco Central Resolução 2.554, etc.) é implementada através de processos mais seguros, e isto, quando realizado corretamente, diminui os custos da operação. Uma adequada gestão de processos, bons gestores de processos e de documentação, informação e conhecimento, indicadores de performance e riscos e uma tecnologia de suporte são requisitos básicos para que se tenha uma operação transparente, segura e eficaz.

Luis Alberto Piemonte é presidente do Instituto Avançado de Desenvolvimento Intelectual e da Business Processes School.