Como selecionar um software de automação?

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(*)Flávia Ponte Bandeira S. Costa

Num ambiente competitivo, a manutenção das empresas no mercado está ligada à eficiência de seus processos. O uso de ferramentas informatizadas agrega valor à gestão, representando vantagem expressiva. A automação na operação e na administração diminui custos e aumenta a qualidade, garantindo maior rendimento e controle.
A Ean Brasil (Associação Brasileira de Automação) atua divulgando novas tecnologias e, principalmente, ministrando cursos e auxiliando seus associados e a comunidade de negócios na automação dos seus negócios. Nesse sentido, existem diversas soluções. A escolha de um software, muitas vezes, torna-se um dilema para os que não são da área.
O processo passa por várias fases: o entendimento da necessidade da empresa, a identificação, a comparação e a seleção de alternativas, a implantação, o treinamento e a constante manutenção do sistema.O primeiro passo é entender quais são as funcionalidades que um software deve possuir, sua compatibilidade com o banco de dados já existente e sua adequação ao Sistema Ean UCC na identificação de
produtos e unidades logísticas, dentre outras. Esta determinação deve
ser feita “dentro de casa”, não sendo recomendada a transferência dessa
responsabilidade para a empresa de desenvolvimento.
Conhecendo os requisitos principais, pode-se, então, passar para as opções de
elaboração do software: desenvolvimento interno, externo ou até a compra de um pacote pronto. Em qualquer uma das alternativas, algumas precauções devem ser adotadas. O ideal na escolha do software é que o desenvolvedor tenha experiência no ramo, seja ele supermercado, farmácia, livrarias, padarias e restaurantes. Apesar de todos serem do segmento varejista, possuem produtos e clientes que se comportam de maneiras diferentes.
A experiência é fator decisivo na aquisição do aplicativo, somando-se à solidez da empresa e as suas certificações e prêmios. O desenvolvedor do software também deve garantir o suporte, em caso de problemas de funcionamento e dar treinamento adequado aos usuários que irão ter contato com o programa. O treinamento da equipe é essencial para o sucesso da aplicação.
A possibilidade da integração com outros módulos é fundamental para que se possa adquirir softwares distintos para operar áreas diferentes, como frente de loja e retaguarda. A capacidade de expansão também é importante, já que é natural a constante busca por novas funcionalidades, tipos de relatórios e opções de extração de dados. Uma ferramenta muito utilizada no mercado é a matriz de requisitos com foco
no processo do negócio, que auxilia a empresa a mapear todas as necessidades e facilita a escolha do melhor aplicativo.
A empresa lista as funcionalidades fundamentais e especificações e a sua utilização, por exemplo, adequação ao Sistema EAN.UCC. O desenvolvedor de software
responde se o produto que está vendendo adere ao requisito, ou se precisa ser customizado. Comparando as várias propostas, é possível escolher a mais adequada ao negócio.
Existem, ainda, outros pontos a serem destacados, como o conhecimento da estrutura de hardware (equipamentos) necessária para o software e o seu custo. Por tudo isso, antes de fazer o investimento é preciso avaliar todas as reais necessidades e definir as ferramentas para que se possa atingir as metas. É importante lembrar que o real
sucesso da implantação do software sempre estará ligado ao atendimento
das expectativas dos seus usuários.
Flávia Ponte Bandeira S. Costa é assessora de Soluções de Negócios da EAN BRASIL, que difunde a automação no setor por meio de parcerias com as associações regionais, Acomacs (Associação Comercial de Material de Construção), ministrando palestras sobre o tema.