CREA-PB utiliza GED da Laserfiche

Assim como a maioria das entidades de classe, a seção paraibana do Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (CREA-PB) tinha um grande arquivo com fichas e informações dos profissionais do estado. Localizar um documento era considerado uma tarefa longa e cansativa. Atento a este problema, o orgão implantou a solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da norte-americana Laserfiche. Instalada pela VS Datta Imagem, revenda local da empresa no Brasil, a ferramenta teve como principal objetivo otimizar o espaço ocupado pelo arquivo do conselho e tornar mais ágil o atendimento aos profissionais da categoria.

O projeto começou em janeiro de 2003, quando a VS Datta realizou a implementação de quatro licenças completas e uma visualizadora do software Laserfiche 7.1. Na época, ao solicitar a conferência da assinatura em uma Anotação de Responsabilidade Técnica (ART), o profissional chegava a esperar cerca de um a dois dias. “Era necessário ir no arquivo e no meio daquela papelada toda localizar o documento”, conta João Carlos Gomes de Mendonça, responsável pela área de informática do CREA-PB.

Ao perceber que este procedimento poderia ser melhorado, João Carlos foi atrás de uma solução de GED para modernizar o arquivo. Ao se decidir pelo Laserfiche, todos os dados dos profissionais do CREA-PB foram escaneados e transformados em imagem. Atualmente, o atendente do órgão consegue ver o documento requerido na tela em, no máximo, três segundos e conferir a assinatura da ART solicitada. “Hoje temos mais de 65 mil imagens escaneadas” afirma o executivo. Para receber este acervo, ele revela que a entidade precisou apenas dobrar a capacidade do hardware, uma vez que o software pode ser utilizado facilmente em qualquer máquina.

Mas os benefícios não ficam somente na parte administrativa. O usuário do CREA-PB também percebeu a melhoria no atendimento, uma vez que o acesso às informações ficou mais ágil e seguro. “Após este trabalho economizamos muito tempo na busca de informações. Isso facilitou nosso serviço e aumentou a qualidade do atendimento”, finaliza João Carlos.