De novo outra reunião

Esta parece ser uma exclamação muitas vezes repetida por várias pessoas nas empresas atualmente. Mas, o que isto quer dizer? Já foi diferente no passado? Hoje se faz mais reuniões nas empresas que há 20 anos? Provavelmente a resposta a estas perguntas é sim.

No início, demoramos um pouco para entender que as transformações organizacionais recentes apontavam para modelos de organização mais participativos, que enredavam pessoas e áreas nos processos internos de uma forma muito diferente de 20 anos atrás. Diante desta incompreensão, as reuniões que decorriam destes modelos foram alvo de inúmeras críticas e de supostas regras de funcionamento adequado. Como se elas fossem o mal, cursos, dicas, receitas foram criadas para que se tornassem mais eficientes. Na verdade esta nossa cegueira era simplesmente uma forma refinada de resistência à mudança, pois a transformação era inevitável, estávamos lidando apenas com um sintoma.

O fato é que a diminuição da hierarquia, o redesenho de processos, as estruturas matriciais, o enxugamento em geral, trouxe uma nova forma de articular e envolver os atores organizacionais nos processos de trabalho.

Quais são afinal as características destes modelos em relação aos impactos que trazem ao comportamento humano?

– são mais amigáveis ao trabalho em equipe em detrimento do trabalho individual;

– preocupam-se igualmente com o comportamento eficiente e o eficaz;

– trazem mais conflitos ao cotidiano, porque aumentam a interação entre pessoas e áreas;

– apostam na cultura da participação e do envolvimento das pessoas;

– propõem uma compreensão de processo e não somente a funcional e ou hierárquica;

– exigem visão sistêmica de todos.

Diante deste quadro, as reuniões devem ser encaradas como um espaço e um tempo privilegiado para se fazer as necessárias articulações entre os trabalhos de todos os presentes, para se conseguir o apoio formal de uns ao trabalho de outros, para troca de informações importantes, para o estabelecimento de prioridades, para a busca de consenso diante de interesses legítimos que precisam ser negociados, entre tantas outras finalidades.

Hoje, chegar a uma reunião com a sensação ou a idéia de que ela é desnecessária e burocrática, pode levar a equívocos e retrabalhos posteriores. Mais do que isso, ela é a principal forma de se trabalhar hoje em dia: a reunião é o trabalho. É ali o palco para se decidir avanços e formalizar etapas, envolver outros e avaliar progressos, estabelecer alianças e celebrar pactos.

Isto não quer dizer que não se tenha que tomar alguns cuidados com sua condução, seu funcionamento interno e a freqüência com que acontecem. Mas como se pode perceber, este é apenas um aspecto menor da questão, pois a partir do momento que pessoas se conscientizem da sua importância, as reuniões se transformam em trabalho, se apresentam como vitais ao trabalho de todos, e começam a receber espontaneamente a contribuição dos participantes para seu funcionamento eficiente. Regras não resolvem este problema, mas a consciência das pessoas sim.

Nas reuniões trabalha-se articulado no coletivo, em equipe, que é o formato privilegiado do trabalho nas empresas de hoje. Por isso exigem dos participantes um repertório de comportamento interpessoal diferenciado. Este sim é o problema.

Aqueles que não contam com este repertório podem complicar o desenrolar normal de uma reunião. Estamos nos referindo a um grupo de competências essenciais ao desempenho eficaz em modelos de organização do trabalho e de gestão que privilegiem a trabalho coletivo. Estas ficam mais visíveis quando se está, por exemplo em uma reunião:

– administrar conflitos entre áreas e pessoas e construir soluções negociadas;

– estabelecer pactos de planejamento e execução de projetos comuns;

– saber ouvir;

– lidar com pessoas de comportamento difícil;

– superar questões menores e individuais em nome do objetivo comum e coletivo;

– assertividade;

– compor com as diferenças individuais;

– estabelecer consensos;

– incentivar comportamentos adequados, inibir inadequados;

– reconhecer opiniões diferentes e, eventualmente, melhores do que as próprias;

– focar as discussões em aspectos profissionais, tentando isolar os pessoais;

– incentivar as complementaridades de competências entre todos.

Pode-se ir mais adiante, mas esta amostra parece suficiente. É claro que se trata de um repertório muito diferenciado e sofisticado, porém isto se deve à complexidade vivida e experimentada por todas as pessoas nos ambientes organizacionais contemporâneos. Visto por esta ótica, uma reunião se transforma também em um ótimo espaço e tempo de desenvolver pessoas, portanto mais um motivo para ser freqüentada. Nelas, estas competências são utilizadas e exercitadas com maior freqüência e profundidade, e obviamente levando reflexos ao cotidiano, onde são indispensáveis.

Luis Felipe Cortoni é professor da Fundação Vanzolini (USP) e sócio-diretor da LCZ Desenvolvimento de Pessoas e Organizações.