Documento, agora só digital

A Jucesc (Junta Comercial do Estado de Santa Catarina) encontrou na tecnologia de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) a solução para facilitar o acesso ao grande volume de documentos sob sua responsabilidade e aprimorar o atendimento ao cliente que procura informações sobre as empresas registradas no estado. O projeto, inteiramente desenvolvido pela MSA-INFOR, envolveu consultoria, fornecimento da solução DOCMan e a digitalização de mais de 9 milhões de páginas de documentos, que compõem todo o arquivo da Junta, fundada em 1893.

De acordo com Antônio Zimmerman, presidente da Jucesc, a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos teve valor estratégico para a Junta, que passou a dispor de uma solução eficaz para o armazenamento e acesso às informações do arquivo. “A implantação do GED ocasionou uma notável melhoria na eficiência dos serviços prestados aos usuários e uma redução de quase 50% no arquivo, o que permitiu um reaproveitamento do espaço físico, agora utilizado pela área administrativa”, explica.

Iniciado em 2002, o projeto contou com a consultoria da BKM, uma empresa MSA-INFOR, para fazer o levantamento das necessidades da Jucesc, que resultou na implantação do software DOCMan e em sua integração com os outros sistemas da autarquia. O processo de digitalização dos documentos envolveu as fases de preparação, escaneamento, indexação e armazenamento em meio digital, feitos no próprio local. Atualmente, todos os funcionários da Junta podem acessar os documentos digitais por meio da solução, que está integrada ao sistema de registro.

A tecnologia de GED causou também uma revolução nos processos de trabalho da Junta Comercial e hoje todos os documentos que ingressam na autarquia já são digitalizados pelos próprios funcionários e inseridos no sistema. “Com a implantação do DOCMan, a Jucesc passou a consultar os documentos em tempo real e atender os clientes com mais rapidez. Além disso, garantiu a distribuição e o compartilhamento das informações e passou a ter uma maior proteção contra acessos indevidos aos documentos, evitando perdas e extravios”, afirma Helberth Cavalcante, gerente Nacional de Vendas e Marketing da MSA-INFOR.

Encerrado o projeto de digitalização e implementação da solução DOCMan, o próximo passo será a ampliação da oferta de serviços on-line, para que certidões e cópias de documentos possam ser acessados e adquiridos via Internet. “A Jucesc tem um elevado custo operacional com a emissão de aproximadamente 120 mil cópias de documentos por mês mas que, com a implantação do GED e o lançamento do Portal, terá uma redução significativa”, completa Zimmerman.