Dow Química aumenta a produtividade com gerenciamento eletrônico

O departamento de Pesquisa & Desenvolvimento da Dow Química Brasil mantinha um acervo de material contendo informações importantes para referência do trabalho de pesquisadores, como relatórios, artigos científicos, contribuições de pesquisadores, etc., em diversos formatos de papel. O material era armazenado em diversas pastas e arquivos físicos e disposto em prateleiras e armários, o que dificultava a localização de documentos, além de representar risco de perda de informações importantes para a empresa.

Por isso, a Dow buscava no mercado uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos que se adequasse a seu orçamento e, principalmente, às suas necessidades, que incluíam: agilizar a localização de informações e evitar perda de dados importantes; disponibilizar acesso a pesquisadores da companhia estabelecidos em diversas localidades, com segurança; e reduzir custos, eliminando gastos com a troca e distribuição de dados em papel.

A gerência de Pesquisa & Desenvolvimento da área de Poliglicóis da Dow teve, então, a oportunidade de conhecer os recursos Adobe Acrobat por intermédio da PDF Brasil que atua como ASSP – Adobe Sales Solutions Provider da Adobe no País. Entre as aplicações deste programa da Adobe, padrão para a distribuição eletrônica de documentos, interessavam principalmente à Dow facilidades para a conversão de qualquer tipo de documento em PDF (Portable Document Format) e compressão de arquivos; digitalização de documentos para mídia física, independente do equipamento e software de escaner utilizados; captura do texto integral por OCR, com a ferramenta Paper Capture, do Acrobat; indexação de texto, anotações e marcações de revisão aos documentos, por meio do recurso Catalog, permitindo busca de informações por palavra-chave, mesmo por usuários de Adobe Reader; custo reduzido pela disponibilidade gratuita do programa Adobe Reader, para usuários que somente fariam consultas aos documentos.

Junto a área de TI da Dow Química, a PDF Brasil desenvolveu solução customizada que envolveu a criação de uma base de documentos em PDF, descritos em metadados e alimentada por meio do Adobe Acrobat e de seus recursos de formulário eletrônico. Além disso, um formulário em PDF foi criado para servir de interface para o cadastro dos documentos. Em algumas situações, o Paper Capture Plug-in é utilizado para o reconhecimento do texto do PDF, disponibilizando todo o conteúdo para consultas e pesquisas. Após a publicação no sistema de arquivos, o Acrobat Catalog faz a indexação dos documentos. Os usuários, por sua vez, fazem buscas por meio de palavras-chave, com o recurso Search, do Acrobat Reader.

A tecnologia PDF e o Acrobat viabilizaram uma solução que teria custado no mínimo 20 vezes mais com ferramentas tradicionais de GED e, hoje, os pesquisadores de P&D da Dow têm total acesso a todo o acervo que foi digitalizado, inclusive com recursos. O projeto atendeu às necessidades da Dow Química e foi bem aceito pelos funcionários, por tratar-se de um aplicativo extremamente amigável. O treinamento e suporte técnico foram fornecidos pela PDF Brasil.