Funções vitais das organizações

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* Ivan Fonseca

O mundo real é composto por coisas que num determinado instante e contexto assumem papéis e estados. Darei um exemplo: uma pessoa, no papel de ser biológico, enquanto tiver suas funções vitais preservadas estará viva e este será seu estado, quando ela estiver desprovida de suas funções seu estado mudará e agora ela estará morta. Aliás, a palavra “defuncto”, originária do latim, significa exatamente desprovido de função.
Não fique deprimido, a morbidez do artigo termina aqui. Eu só me utilizei dela para, enfaticamente, ilustrar que dentro de um determinado contexto as coisas desempenham papéis e assumem sempre um entre dois estados.

O mesmo ocorre com as organizações de qualquer natureza. Elas são compostas por elementos que interagem para atingir um objetivo, portanto são sistemas e estão sujeitas a princípios sistêmicos. O isomorfismo, palavra de origem grega que significa formas iguais, é um destes princípios. Ele nos permite estudar o comportamento de um sistema frente ao comportamento apresentado por outro sistema – por analogia. Assim, o estudo das organizações pode, de forma análoga, ser analisado tendo como referência os sistemas vivos, não pela ótica biológica, mas pela econômica e também afirmar que as organizações assumem um entre dois estados: Vivo e morto.

Ora, podemos entender então que uma organização estará viva enquanto suas funções vitais estiverem preservadas. Aqui você pode estar se perguntando: Quais seriam as funções vitais da minha organização? Serão as atividades fins? Algumas atividades-meio não seriam vitais? Então, como saber?

Tanto os sistemas biológicos quanto os econômicos exigem que seus elementos constituintes comportem-se de forma coesa, sempre em direção ao objetivo do todo, para se manter em equilíbrio e apresentar estabilidade. Se o corpo humano deve manter uma temperatura em torno de 36 graus, os elementos que influenciam este nível de temperatura devem apresentar um comportamento apropriado para produzir medidas de rendimento adequadas, caso contrário o todo estará comprometido. Lembre-se da máxima: uma corrente não é mais forte do que seu elo mais fraco. Pois é, o elo mais fraco da corrente, incapaz de manter sua medida de rendimento, define a capacidade do sistema como um todo.

Nas organizações ocorre o mesmo e identificar quais funções são vitais depende do estabelecimento prévio de um objetivo para o sistema: a “temperatura” da nossa organização. No mundo capitalista, uma empresa privada tem por objetivo o lucro e todas as funções devem ser executadas para atingi-lo. Entretanto, algumas dessas funções têm maior ou menor aderência e relevância frente ao objetivo. Então, o primeiro passo é identificar o grau de relevância e aderência de cada uma das funções.

O primeiro passo e a estratificação do objetivo, declarado de forma genérica: lucro, em metas para cada um dos componentes do sistema. Vamos lá! Se minha organização busca um lucro líquido de 12% ao ano sobre as vendas, eu devo me perguntar, como responsável por um dos órgãos que a compõe, qual será minha participação neste resultado? Como resposta terei a meta da minha unidade organizacional.

Por exemplo: Se eu sou um administrador responsável pela gerência da produção, saberia qual a participação do custo de produção na composição do custo total e concentraria meus esforços no vilão da ineficiência: as perdas geradas pelos processos de produção.

O segundo passo é identificar quais atores dentro do contexto estudado são responsáveis pela execução das funções que geram tais perdas, estabelecer indicadores para medir o rendimento dos atores e implantar um sistema de informação que auxilie na tarefa de monitorar o comportamento destes atores. Lembre-se que propor melhoria para processos instáveis será perda de tempo e dinheiro.

Com este exercício de estabelecer objetivos individuais a partir do objetivo geral, ficam evidentes quais atores e respectivas funções são mais ou menos aderentes e relevantes para atender o resultado esperado e quais medidas de rendimento e indicadores de eficiência deverão ser monitorados pela gerência de cada organismo do sistema.

Aí está! Descobrimos nossos elos fracos e determinamos a capacidade da nossa corrente. Agora nos resta estabelecer uma monitoria constante dos atores e agir sempre que a temperatura der sinais de que seu estado normal está prestes a mudar e causar instabilidade no sistema. Isto evitará que a organização alcance um estado indesejável: o de falência múltipla dos órgãos.
(*)Ivan Fonseca é professor, palestrante e consultor – www.ivanfonseca.com.br. Ele pode ser contatado em [email protected]