Para manter a agilidade no atendimento e integridade dos registros, o Hospital e Maternidade São Luiz, localizado na capital paulista, utiliza, desde 2005, o processo de guarda gerenciada de documentos em ambiente web, que disponibiliza imagens dos arquivos digitalizados para diversos setores do hospital. O sistema é fornecido pela P3IMAGE, empresa especializada na área de ECM – Enterprise Content Management.
A P3Image digitaliza todos os prontuários das áreas de pronto-socorro, centro de diagnósticos, contratos, recursos humanos e internação/alta hospitalar da instituição, que atualmente conta com uma robusta infra-estrutura com três unidades: Itaim, Morumbi e Anália Franco, esta última inaugurada em março deste ano. Conta também com uma rede de hospitais com 11 mil médicos credenciados, 4,5 mil funcionários e 803 leitos. Por mês, faz 2,8 mil internações e 3,2 mil cirurgias; atende 41 mil pacientes; realiza 49 mil exames no Centro de Diagnósticos. Por ano, a Maternidade faz nove mil partos.
Manoel Dimas Salesse, diretor administrativo e financeiro do hospital, lembra da dificuldade que o departamento administrativo encontrava para arquivar todos os documentos em papel. A cada guia era preciso fazer uma cópia, para efeito financeiro, além do prontuário médico de cada um dos pacientes, o que acabava gerando uma pasta com mais de 10 folhas para cada paciente. “Além disso, a Resolução 1331/89 do Conselho Federal de Medicina exige que o hospital seja o responsável pela guarda física destes prontuários e, com isso, tínhamos uma nova situação: para o recebimento dos pagamentos a serem feitos pelas operadoras de saúde havia a necessidade de se remeter a guia com a assinatura do paciente, que por muitos motivos podia se extraviar e gerar morosidade no recebimento. E tanto para a segurança da documentação, quanto para o efetivo pagamento, o hospital fazia uma cópia da guia e de sua guarda, gerando mais dois custos”, explica.
A situação começou a mudar quando a P3Image foi contratada com a missão de mudar o processo de guarda de todos os documentos do hospital. Da proposta inicial, que previa somente a digitalização para guarda em meio eletrônico dos prontuários financeiros, a P3Image apresentou ao São Luiz, além do sistema de guarda simples, o processo chamado guarda gerenciada de documentos, que se adequou perfeitamente às necessidades da instituição. De lá para cá, constantes atualizações atendem a uma demanda de 650 mil digitalizações por mês.
Segundo Paulo Sérgio Carneiro, diretor da P3Image, a digitalização, que inclui todo o acervo do hospital desde o ano 2000, transformou documentos físicos em imagens eletrônicas, eliminando custos com cópias e guarda de prontuários médicos e histórico financeiro dos pacientes. “E este processo dá um ganho significativo à performance administrativa e de atendimento do São Luiz, já que toda a documentação, incluindo dos prontuários médicos às guias das operadoras de saúde são hoje imagens digitalizadas e guardadas em áreas acondicionadas especialmente para este tipo de atividade”, acrescenta.
