A Abrasel – Associação Brasileira de Bares e Restaurantes reúne atualmente cerca de 8 mil associados em 27 estados do país, e dada a distribuição e a expansão dos escritórios, notou a necessidade de uma solução que a auxiliasse a gerir a base de dados do público-alvo e oferecer um cadastro unificado, com dados confiáveis sobre os associados e que permitisse às seccionais o acesso fácil às informações. Após um período de avaliação da melhor ferramenta, a Abrasel optou pelo Microsoft Dynamics CRM 4.0, que se destacou pela interface amigável e familiaridade.
De acordo com Carlos Lanza, secretário executivo da Abrasel, para melhorar o controle da entidade, era preciso gerenciar dados, como número de associados, quantos deles trabalham com cartão de crédito, etc. “Essas informações nos ajudariam no desenvolvimento de ações estratégicas de relacionamento para o segmento”, conta. A entidade também é responsável por campanhas de marketing, que deveriam ser padronizadas e disseminadas pela nova solução de CRM.
Em aproximadamente um mês, reuniões de alinhamento foram realizadas para chegar ao programa de gestão de público-alvo: uma solução customizada para a realidade da entidade. Segundo Rodrigo Lara, diretor da Procsis, parceira responsável pela implementação da solução, cada seccional foi alimentando o sistema com as informações de seus associados. Para concluir a implementação, foi realizado um treinamento de dois dias, em Belo Horizonte, para os 50 usuários, com palestras e atividades práticas, onde cada seccional colocou em produção e teste uma campanha de marketing.
Padronização – Além da facilidade de uso, que levou à escolha do Dynamics CRM, o que mais encantou a Abrasel foi a possibilidade de automatizar, compartilhar e padronizar as campanhas de marketing e vendas que são a base da divulgação do trabalho da entidade. Com o sistema, os usuários obtêm uma visualização completa dos dados dos associados, on-line ou offline, que permite a divulgação dessas campanhas usando um modelo guiado por fluxo de trabalho.
“As campanhas são elaboradas pela matriz, que cria um modelo no CRM, com as boas práticas e todos os passos para que cada seccional se incumba de propagar as campanhas aos associados. As seccionais realizam os eventos e colhem, individualmente, os resultados”, diz Lanza. Como a solução é 100% web, a distribuição dos produtos (revistas) da Abrasel pode ser feita on-line. Também existe uma agenda no portal de CRM para a participação em congressos e festivais.
“Antes, todo material de campanhas para outdoor, TV ou festivais era enviado via CD pelo correio. Hoje, temos um manual disponível no CRM, com os arquivos que podem ser baixados pelas seccionais, o que facilitou o acesso, reduziu custos e melhorou o relacionamento da instituição com os associados”, conclui o secretário. Já a revista Bares e Restaurantes, produzida pela associação, é enviada pelo Microsoft Office Outlook, integrado ao sistema, também reduzindo os gastos com os Correios, como era feito no passado.
