Autor: Arthur Guitarrari
Muitas empresas só passam a se preocupar com a qualidade do seu cadastro quando atingem certa maturidade e enxergam nele a oportunidade para desenvolver novos negócios com os seus clientes e com maior conscientização dessa importância. É a partir desse start que passam a envolver e engajar os seus colaboradores e todos aqueles que fazem parte da cadeia receptora e mantenedora do dado cadastral, em torno de uma única causa, cuidar de um dos ativos mais importantes da companhia: a informação.
Enquanto isso não acontece, assistimos a situações e frases como: “preencher todo esse cadastro irá tomar o meu tempo e do cliente e acabo perdendo vendas. Não vou preencher!”, “O cliente não vai informar os seus dados! Vou cadastrar somente os dados que acho importante pra mim ou então os que são obrigatórios no sistema”. A informação capturada é fraudada!
Essas são frases que, embora pareçam exceção a regra, são comuns no ambiente corporativo. As áreas envolvidas na obtenção dos dados devem entender que, ao solicitar o preenchimento de um cupom ao cliente ou disponibilizar o cadastro do mesmo de forma correta no sistema da empresa, estão contribuindo diretamente para melhorar a qualidade do seu trabalho, para a geração de novos negócios a si próprio e a empresa e para estabelecer ou melhorar o relacionamento com o cliente ao longo do tempo.
O melhor de tudo é que existem soluções de negócio e sistêmicas disponíveis no mercado, para esses cenários. Conhecemos as tecnologias, as metodologias e as informações disponíveis sobre a importância da qualidade da informação para as organizações, o que precisamos é colocá-las em prática.
Difundir a cultura da importância de se obter dados consistentes deveria ser o primeiro passo. Mas nem sempre há tempo para isso. O ideal é se utilizar de soluções desenvolvidas por empresas especializadas na verificação da consistência e correção dos dados cadastrais na entrada da informação, ou seja, nos formulários de cadastros, e também nos repositórios existentes, seja em sistemas proprietários, ou em websites, enquanto a cultura é difundida.
Reconhecer as pessoas envolvidas, oferecer ao cliente um mimo pelo cadastro como, um brinde ou um desconto, bem como uma premiação a área de vendas ou atendimento etc, por cada cadastro preenchido corretamente é uma alternativa. Informar ao cliente quais dados cadastrais são obrigatórios, qual será a utilidade deles e com quem será compartilhado, parceiros etc ou se não serão, bem como solicitar o optin também é recomendado.
É importante que todo cadastro tenha regras de consistência dos dados já na entrada da informação, a fim de consisti-las e padronizá-la em caixa alta, ou caixa mista (alta e baixa), à medida que as mesmas são imputadas nos sistemas. É algo que pode contribuir muito, na padronização e qualidade dos dados e poupar tempo na hora de se realizar uma ação personalizada utilizando a base de dados capturada.
Outro fator é importante é disponibilizar a buscar do logradouro (endereço completo) através do CEP informado pelo cliente. Ou então, disponibilizar ao lado do campo CEP, no formulário de cadastro, a opção de consulta ao site do correio, para aqueles que desconhecem o CEP; estruturar a captação do endereço de acordo com a base de dados do DNE (Diretório Nacional de Endereços) do correio, como, por exemplo: um box para cada atributo como: tipo de logradouro, logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP.
Verificar a duplicidade de cadastro, ou seja, se já existe no banco de dados também é uma dica para otimizar a gestão da base. Isso pode ser feito através de cruzamentos por meio de chaves de consultas, como CPF ou CNPJ ou na ausência de ambos, há a opção de utilizar matchcodes de soluções de tratamento de dados disponíveis no mercado.
Cada negócio tem a sua peculiaridade de cadastro de um novo cliente, algumas se limitam a capturar apenas o email e em outros casos o nome e o email. Outras exigem cadastros extremamente complexos.
Lembre-se: se você não está fazendo, a concorrência está. Com informações confiáveis a empresa consegue desenvolver-se mais rapidamente que seus concorrentes e assim aumentar o seu número de contatos e ofertas, seja por mala direta ou email, ou mesmo por ligações telefônicas. Conhecer o perfil do seu cliente, desenvolver abordagens adequadas, buscar prospects, mailing list de pessoa física ou jurídica, de acordo com o perfil dos melhores clientes, são tarefas essenciais.
Para as empresas que já dispõem de um banco de dados e encontram dificuldade em organizá-lo e/ou enriquecê-lo e/ou unificá-lo, algumas empresas no mercado oferecem soluções de enriquecimento, atualização, tratamento de dados cadastrais e de duplicação.
Arthur Guitarrari é gerente de novos negócios da ZipCode.
