Otimizando processos por meio do BI Operacional

Já não é mais surpresa que soluções de BI (Business Intelligence) estejam frequentemente no topo da lista de anseios dos CIOs. Mais visibilidade quanto às operações, mercado, acesso à informação em tempo real e funcionários mais capacitados são pontos críticos para o sucesso. No entanto, empresas que buscam liderança em suas áreas de atuação não podem parar por aí. Com operações cada vez mais complexas no ambiente global, aumenta também a necessidade das corporações por soluções de BI que cheguem ao nível de detalhe do negócio, ou seja, soluções que estejam embutidas dentro dos processos essenciais do negócio.

Como tornar isso possível? Por meio da combinação do BI com BPM (Business Process Management). Dessa forma, pode-se criar e implementar processos de negócios “mais inteligentes”, que não só monitorem e disponibilizem a informação, mas antevejam a necessidade de tomada de decisão e forneçam somente a informação correta e precisa, que dê o suporte à decisão no tempo em que as operações acontecem. É isso que chamamos BI orientado a processo.

Ao analisar qualquer processo, descobriremos que, fundamentalmente, a interação do negócio está sempre direcionada aos eventos que ocorrem e às respostas que são dadas a esses eventos: um cliente liga com uma determinada solicitação, uma correspondência é recebida, uma ordem de pedido é feita, etc. Esses são alguns poucos eventos dos milhares que ocorrem diariamente dentro de uma corporação. A forma com que a empresa lida com esses eventos é uma forma de mensurar a eficiência do negócio e os níveis de satisfação do cliente.

Por exemplo, o grau de inteligência com que o negócio responde a um processo logístico como a chegada de um carregamento depende de muitos fatores. A carga chegou no tempo certo, atrasada ou com antecedência? A quantidade do material recebido está correta? Essa carga requer embalagem ou manuseio especial? Quem deve ser notificado sobre a chegada da carga? O pagamento deve ser autorizado ou ajustado devido à falta de algum item? Nesse exemplo simplista, um determinado evento, que podemos chamar de “chegada do carregamento”, gera múltiplas respostas que envolvem a tomada de decisões inteligentes, com base em uma grande variedade de condições.

Com o BI orientado a processos, a capacidade de tomar decisões torna-se um aspecto fundamental em qualquer processo operacional e, nessa condição, está embutida no desenho do processo. Já o BI tradicional apresenta informações depois que o fato já ocorreu, diferentemente do orientado a processos, em que a capacidade para tomar decisões está sempre à frente, antecipando-se à parte integral de cada processo. O resultado disso são processos que trabalham de maneira mais inteligente, melhorando a performance e a eficiência do negócio.

O que torna um processo de negócio inteligente? Tipicamente, um processo de negócio consiste em um ou mais eventos. Um evento é uma mensagem que indica que determinada situação está acontecendo. Assim que um evento acontece e completa seu ciclo de vida dentro da empresa, um processo de negócio inteligente irá gerar quantas variáveis forem possíveis para cada evento, permitindo às pessoas ou outros processos interagirem conforme necessário. Essas variáveis podem incluir:

– alertas que forneçam aos usuários notificações sempre que uma análise produzir determinado resultados, permitindo ação em tempo real;

– análises que determinem automaticamente formas de gerenciar o workflow do processo baseado em resultados;

– visualização de dados que permitam aos usuários ter um panorama completo do processo a partir de múltiplos pontos por todo o evento;

– relatórios que alinhem fortemente o BI à tomada de decisões, possibilitando aos usuários determinar com precisão os eventos ou condições que necessitam de monitoramento.

Desenho do processo inteligente – A combinação desenho do processo com o BI anteriormente não era suportada a partir de um único ambiente de projeto; o desenho do processo era a ramificação de um tipo de ferramenta e o BI de outro. Com a combinação, foi dada às empresas a possibilidade de construir e gerenciar os processos de negócios do começo ao fim, na velocidade em que os processos ocorrem no mundo real. Dessa forma, a melhora pode ser atingida pelo planejamento dos processos que incorporam a inteligência necessária para criar e disseminar a informação, tomar decisões ou definir diferentes linhas de ação, dependendo do comportamento do evento. Essa inteligência está diretamente integrada ao processo operacional, podendo ser revisada e modificada. Os processos podem ser desenhados, testados e colocados em produção.

A criação e o desenvolvimento de aspectos de BI em cada processo fazem com que as organizações acabem com a necessidade de “eliminar, recolocar ou reescrever” aplicações inteiras. Uma vez feito o protótipo, os funcionários, da área usuária e de desenvolvimento, podem criar e enriquecer esses processos utilizando-os de forma acertiva, através de painéis de controle, alinhado a diversos eventos envolvidos no processo.

Além disso, ao combinar BI operacional com o desenho dos processos, a empresa disponibiliza a seus colaboradores todas as ferramentas necessárias para que eles tenham acesso à informação e, com isso, tornem-se pró-ativos. Antecipando as possibilidades de variação dos eventos que fazem parte de todo processo de negócios operacional, os colaboradores podem responder mais decisivamente, no momento em que os eventos acontecem. Além disso, os processos podem interagir entre si, sem necessidade de intervenção manual. Isso gera redução de custos, economia de tempo, eliminação de erros e de re-trabalho, mais agilidade, entendimento do negócio e rentabilidade.

David Fernandez é diretor comercial da InfoBuild Brasil.