Muito se tem ouvido no ambiente corporativo a respeito da importância de um mecanismo de comunicação com os stakeholders. De uma maneira geral, as empresas têm adotado canais de denúncias, com a finalidade de estabelecer essa troca de informações e de colher relatos sobre não conformidades ou eventos danosos aos interesses e valores institucionais. Ocorre que, é bastante comum que os canais de denúncias sejam estruturados com uma categorização prévia e limitada dos tipos de relato. Assim, ao usar o canal de denúncias o interessado deve verificar se o que pretende informar se encaixa em alguma das classificações dispostas. Por acreditar que essa forma de interação, embora válida, acaba por criar algumas barreiras à comunicação, o Instituto Integridade e Compliance aposta na “ouvidoria baseada em riscos” como mecanismo mais completo de predição de riscos.
Nesse sentido, a empresa criou a Ouvex, plataforma de ouvidoria, que opera como Software as a Service. De acordo com Thiago dos Passos, diretor executivo do Instituto Integridade e Compliance e fundador do sistema, a ouvidoria é mais abrangente que o canal de denúncias por permitir o livre oferecimento de informações interessantes para a instituição, sem restringir os relatos aos desvios de conduta. “A ferramenta permite, assim, formar uma paisagem de riscos presentes e futuros de uma organização. Riscos estes que, se não tratados adequadamente podem gerar crises que, certamente, inviabilizarão a continuidade operacional, podendo até quebrar um negócio que aparentemente, em curto prazo parece sadio”, completa.
O especialista conta que o Instituto Integridade observou o perfil ético e comportamental dos executivos e colaboradores em organizações brasileiras e percebeu que quando se faz uma denúncia muitas vezes, esta vem disfarçada em formato de reclamação ou sugestão. “O conceito de operação do sistema Ouvex é baseado nessa constatação, pois a ´ouvidoria baseada em riscos´ permite que o usuário deixe suas sugestões, reclamações e solicitações de providências, mesmo que não possuam relação direta com Código de Conduta da organização.” Por ter um alcance maior quanto ao tipo de relato que recebe acaba por dar voz às partes interessadas (stakeholders) no negócio e por se tornar um instrumento para mapear os riscos do negócio e modelar o planejamento estratégico de prevenção da sua materialização (quando acontece).
A consultora do Instituto Integridade e Compliance, Heloisa Valadares, explica que, dessa forma, a metodologia por detrás do sistema Ouvex facilita a previsão de situações sensíveis, auxiliando no planejamento de gestão de riscos de integridade. “Um sistema único de ´ouvidoria baseada em riscos´ é capaz de integrar múltiplas áreas de impacto, desde colaboradores, proteção de dados, saúde, meio ambiente, imagem, jurídico, comunidade, financeira, governança corporativa, etc., com vistas a montar uma paisagem da atuação da organização e das suas falhas, permitindo desenhar um verdadeiro mapa dos riscos de integridade (compliance) que ameaçam o bom funcionamento da instituição”, detalha.
Ademais, entre as outras funcionalidades de uma “ouvidoria baseada em riscos” está a eventual adequação das organizações usuárias do sistema às leis relacionadas ao Compliance Digital (LGPD – Lei nº. 13.709/2018) por meio do controle das solicitações (manifestações) de proprietários de dados pessoais com operação das empresas que fazem tratamento de dados pessoais, por exemplo empresas do setor de telecomunicações e call centers. E ao Compliance Anticorrupção, por se tratar de ser uma exigência estabelecida no decreto nº. 8.420/2015 (que regulamentou a Lei Brasileira Anticorrupção – Lei nº. 12.846/2013) quando da avaliação de um programa de Integridade empresarial.
