Quando vale a pena padronizar a tecnologia

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Paulo Castanheira
Não há executivo que escape: escolher uns poucos e dispensar muitos outros fornecedores de tecnologia é uma das mais cansativas e desgastantes rotinas do CIO. Equilibrar a crescente pressão pela redução de custos e rapidez nos resultados com a necessidade de acompanhar as reais tendências de mercado e estar à frente da concorrência é vital para a boa saúde dos negócios, mas não é desafio fácil de cumprir.
Nesse processo, o planejamento e a escolha da tecnologia são dois dos passos mais delicados do projeto. Selecionar, por exemplo, sistemas que apenas preencham os requisitos e necessidades de hoje pode representar uma futura dor de cabeça por não ser uma solução que acompanhe os movimentos do seu negócio. Não é uma equação simples. Na porta da sua sala ou na caixa postal, aparecem diariamente dezenas de fornecedores e de soluções que aparentemente fazem a mesma coisa (“resolvem o seu problema atual”) ou complementam o que já se tem em casa. Mas, quando vêm fases como a implementação e o treinamento das equipes, muitas vezes se percebe que o barato vai sair mais caro. Na lista de problemas estão desde a inadequação do produto, aos custos redundantes até a frustração dos usuários finais (e da alta diretoria), pela falta de respostas precisas sobre os negócios.
Para enfrentar esse dilema, as empresas estão adotando a padronização de tecnologias como um caminho para administrar melhor vários itens críticos no rol das exigências corporativas. Escolher um único fornecedor para determinado projeto requer que o processo de escolha seja mais apurado: mais do que nunca, é preciso comprovar e certificar-se de que a solução cumpre o que promete, que atende de ponta a ponta suas necessidades momentâneas e as planejadas no futuro. Mas alguns dos resultados obtidos compensam o esforço em, pelo menos, duas frentes: na redução de custos e na otimização do tempo.
A padronização já é hoje aplicada pelas empresas na adoção de diversas tecnologias corporativas. Pela experiência de mercado, vou me ater aos projetos de business intelligence, que constam na lista das principais corporações, de acordo com os institutos de pesquisa. Segundo o IDC, por exemplo, estima-se que esse segmento atingirá US$ 7.5 bilhões em 2006. O status do BI mudou porque, de uma tecnologia departamental usada para ajudar as companhias a acessar pequenos volumes de informações, o BI passou a ser uma solução de missão-crítica, cobrindo toda a empresa para ajudar as organizações a gerenciar o desempenho empresarial.
A movimentação mercadológica vem acontecendo nos últimos anos, mas só recentemente despontaram os projeto de BI realmente corporativos. Hoje, costuma-se investir para armazenar grandes e potenciais volumes de dados sobre o negócio (ex: vendas, compras, receita, atendimento, marketing), que podem revelar verdadeiros potes de ouro na busca de oportunidades de mercado, redução de custos e agilidade administrativa na tomada de decisão. Um processo de garimpo que, com freqüência, não funciona como deveria e essas bases de dados são desperdiçadas pela inconsistência das informações – seja pela desatualização, duplicação e falha de registro – ou até por erros estratégicos em antigos projetos.
Mas como a padronização pode efetivamente reduzir os custos, o desafio presente em 100% dos orçamentos das empresas em todo o mundo? Ao optar por um único fornecedor num determinado projeto, a empresa reduz os custos não apenas no contrato de aquisição do software, quanto nos serviços, com treinamento, com suporte técnico e com manutenção. A partir da implantação do projeto, há vantagens na administração, suporte e treinamento de usuários uma vez que o contato é concentrado numa só empresa, o que permite maior controle sobre a execução dos projetos. A melhor gestão da solução também traz a otimização do escasso tempo da equipe de tecnologia e do CIO ao monitorar e controlar um único fornecedor. Outro ponto importante é dar a esse fornecedor a co-responsabilidade de construir projetos capazes de suportar o crescimento da empresa e as mudanças do mercado e dos negócios, atingindo o cobiçado retorno do investimento.
Paulo Castanheira é diretor geral da Business Objects no Brasil.