Receita Federal investe em GED

A Secretaria da Receita Federal (SRF) fechou acordo com a LaserFiche, desenvolvedora de soluções de negócios com tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). O objetivo é tornar o acesso à informação mais fácil e seguro, controlar a guarda e recuperação da informação e a circulação e sigilo dos documentos, além de reduzir significativamente os custos operacionais e a área física destinada aos arquivos.
Com a implantação do sistema, a SRF conseguiu agilizar o processo de consulta às proposições em trâmite no âmbito do Congresso Nacional, aumentar a produtividade e a qualidade de análise das informações. “Todos esses benefícios geraram uma economia em torno de 80% do material usado para copiar e guardar os documentos”, garante João Lisot, diretor da Arq Digital, responsável pela implantação da solução.
Segundo ele, “o investimento não foi elevado porque a assessoria parlamentar da SRF utilizou sua própria infra-estrutura de hardware, necessitando apenas de um scaner para digitalização de imagens e um computador que suportasse um banco de dados de quase 15 GBs”. Houve terceirização de serviços apenas para a digitalização do legado.
A implantação do sistema seguiu as etapas de elaboração do plano de classificação de documentos por assuntos e a nomenclatura das pastas, seguindo as normas vigentes e a forma de trabalho do setor. Os resultados obtidos foram o acesso mais rápido à informação, com ganho de qualidade e agilidade na tomada de decisão.
A recuperação on-line da informação também trouxe benefícios qualitativos, como a redução de 100% do espaço físico do arquivo, já que os documentos são todos armazenados em meios digitais, eliminando o arquivamento em papel. Além disso, houve a diminuição do custo do material e a agilização do fluxo de trabalho devido à possibilidade de consultas simultâneas a diferentes projetos.