Sisgraph integra sistemas GED na Vale do Rio Doce

A Companhia Vale do Rio Doce (CVRD), grupo de exportação, está instalando novos sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) em suas instalações nos portos de Vitória (ES) e São Luís (MA), responsáveis pela exportação do minério extraído respectivamente das minas de Itabira (MG) e Carajás (PA). A empresa selecionada para realizar a implantação das soluções AIM e Directa foi a Sisgraph, representante no Brasil da Intergraph, fornecedora de soluções de TI para corporações.
“A oportunidade de trabalhar com uma empresa como a Vale do Rio Doce e implantar um projeto desse porte foi um desafio estimulante”, diz José Eduardo Deboni, Gerente Técnico da Sisgraph. O tamanho desse trabalho pode ser analisado pelos seus números: o sistema norte da CVRD, responsável pela área Carajás-São Luís, já opera 800.000 documentos, enquanto o sistema sudeste (Itabira-Vitória) tem a previsão de chegar a 1.400.000 documentos digitalizados. No total, são 150 computadores com acesso aos dois sistemas, que serão totalmente interligados via web e intranet.
A utilização do GED pela CVRD começou em 1999, quando as instalações de São Luís foram equipadas com o sistema AIM. A implantação dessa tecnologia permitiu que o sistema de documentação respondesse integralmente pela circulação de documentos técnicos. Agora em 2003, o sistema sudeste foi equipado com o Directa, uma versão mais moderna do AIM dotada de workflow e carregamento automático de documentos: “O Directa possui algumas vantagens, como maior flexibilidade nas consultas e maior agilidade nos cadastros de documentos, além de uma administração de usuários mais simples”, explica Willer Fonseca, Gerente de Engenharia e Obras Compartilhadas da CVRD. A migração do AIM para o Directa no sistema norte está prevista para o início de 2004, quando os dois sistemas irão então dispor de total compatibilidade.
A principal aplicação do GED dentro da CVRD é relacionada à digitalização de documentos de engenharia. Desta forma, as soluções implantadas pela Sisgraph permitem o cadastro, o controle e o gerenciamento de todas a base de documentação de engenharia da empresa, além de proporcionar maior segurança através da restrição de acesso e controle na liberação de informações estratégicas. Mas o uso do sistema não fica restrito ao setor de engenharia, “também utilizamos essa tecnologia nas áreas de produção, manutenção, programação da parada de equipamentos, compras, patrimônio, contratos, gerenciamento de obras e de segurança patrimonial”, diz Fonseca.
A operação das novas soluções pela CVRD logo trouxe uma série de vantagens para a empresa. Houve uma grande redução nos custos operacionais, além de uma redução expressiva no desperdício de papel. A rapidez e a agilidade proporcionadas pelo sistema são percebidas quando se comparam os 30 minutos que eram gastos em uma busca pelos arquivos físicos da empresa com os poucos segundos necessários para o programa abrir no computador o arquivo solicitado.
Atualmente, o sistema norte já é 100% operacional, aguardando apenas a atualização do AIM para o Directa para dar início ao uso do workflow, no início do próximo ano. O sistema sudeste espera terminar até novembro a migração dos sistemas antigos, iniciando então a indexação da base de documentos e a implantação de acesso via web e intranet, além do workflow piloto. Segundo Willer Fonseca, a tendência da CVRD é diversificar cada vez mais a utilização do GED: “Para o futuro, estamos estudando novas combinações do GED com ferramentas de engenharia tais como modelos 3D, PDS, geomídia e gerenciamento de plantas, e também uma possível integração do GED com o ERP da empresa”, completa.