Sistema público de escrituração digital

Almir Cheixas Dias

O Brasil está dando um grande salto tecnológico na padronização de informação das empresas e seus respectivos cadastros. Criado recentemente, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é um exemplo disso. Com o objetivo de padronizar o armazenamento e demonstrar as informações das Áreas Contábil e Fiscal das empresas a partir de arquivos padronizados de plano de contas e escrituração fiscal, a medida se deu a partir do Encontro Nacional de Administradores Tributários (ENAT), em que representantes da esfera federal, estadual e municipal em 2005, protocolos de cooperação com o objetivo de padronizar.

Ficaram estabelecidos: cadastro sincronizado a todos os órgãos da administração tributária (juntas comerciais, cartórios de registros de pessoas jurídicas e demais entidades que participem do processo de formalização e legalização de entidades e regulação de atividades econômicas); SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, com o objetivo de padronizar a escrituração contábil e fiscal das empresas; adoção da Nota Fiscal Eletrônica em substituição das notas fiscais em papel por documento eletrônico; Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) – Fiscal, que padroniza a aplicação da CNAE no cadastro sincronizado de contribuintes.

Para dar continuidade aos trabalhos, foram iniciados projetos em cada uma das áreas e, observando especificamente o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), foram criados os projetos de SPED Contábil e SPED Fiscal, ambos em fase de construção por representantes de órgãos públicos e 19 empresas piloto, escolhidas pelo fisco, que se propuseram a trocar e fornecer as informações necessárias para a adequada formalização e definição da futura legislação e sistemas de informação, tudo isso com o objetivo de fornecer aos interessados permitidos, de forma indireta, todas as informações desse e dos demais protocolos de cooperação editados, uma vez que as informações gerais das empresas estarão conjugadas em ambiente específico, fato que tornará mais rápida e eficiente a apuração dos impostos, processos de fiscalização e outros trabalhos.

Os projetos mostram um importante avanço tecnológico no País em relação às informações das empresas e seus respectivos cadastros, uma vez que os dados fornecidos pelos contribuintes ao fisco, a partir dessas novas exigências, revelarão ao fisco e interessados permitidos informações necessárias a consultas, processos de fiscalização, etc. As informações exigidas nesta nova base de dados permitirão, de forma rápida e segura, o cruzamento das informações das empresas e verificação da idoneidade de seus conteúdos, evitando a sonegação e outras formas evasão fiscal.

Observe que os conteúdos fornecidos no novo sistema, conterão informações das operações de entrada e saída das empresas, controle de estoque, folha de pagamento, contabilidade, emissão de documentos fiscais (NFe), dados cadastrais, etc., ou seja, o arquivo será uma máquina disponibilizada pelo próprio contribuinte, de forma totalmente padronizada, e estará disponível e todos os órgãos públicos, órgãos reguladores e aos interessados permitidos para acessar determinadas informações das empresas.

As empresas deverão observar que as informações disponibilizadas estarão coerentemente dispostas e serão cruzadas de forma muito rápida e segura, uma vez tratar-se de informações eletrônicas cujos dados deverão estar compilados pelo usuário neste arquivo único de forma adequada. Para exemplificar, um produto de tenha entrado em uma indústria a título de matéria prima deverá ser demonstrado em seu respectivo estoque, contas a pagar ao fornecedor, sua utilização no processo produtivo e conseqüente sua demonstração no produto acabado, sua venda ao consumidor, demonstrada através da Nota Fiscal Eletrônica apuração dos impostos, pagamento do imposto e seus respectivos lançamentos contábeis. Apesar de tantas coisas, as informações eletrônicas serão facilmente cruzadas nestes novos ambientes e poderão identificar possíveis falhas no processo administrativo e operacional.

Tudo isso, significa que as empresas terão novos gastos para adequação dos sistemas e atendimento dessas novas regras e deverão manter, cada vez mais, profissionais capacitados para acompanhamento das alterações legais e execução dos trabalhos operacionais de forma que tenham segurança quanto às informações geradas e fornecidas ao fisco.

Fica evidente que as empresas e contribuintes em geral deverão estar atentos a essas mudanças e adotar, o quanto antes, as devidas providências para adequação de seus sistemas e profissionais para atendimento das novas regras. Para tanto, fica evidente que a utilização de uma solução fiscal se torna cada vez mais indispensável para realização dos negócios com segurança e tranqüilidade, considerando que a utilização de uma ferramenta preparada por profissionais extremamente capacitados, permite as empresas canalizarem suas idéias ao objetivo de seus negócios e deixando o trabalho de operacional de organização das informações a cargo de especialistas no assunto.

Almir Cheixas Dias é consultor tributário da Alliance Consultoria.