A fórmula para o sucesso

Revisar e otimizar os processos de negócios para garantir uma gestão mais inteligente dos negócios. Foi com esse objetivo que O Boticário, uma das maiores empresas do mercado de cosméticos do Brasil, decidiu procurar uma solução que lhe permitisse reestruturar todos os processo organizacional. Fundada em 1977, a empresa conta hoje com uma complexa rede de mais de 2,3 mil franquias espalhadas em todo o país e no exterior. Comercializa mais de 55 milhões de unidades de  550 diferentes tipos de produtos, o que representou um faturamento bruto, na rede, da ordem de R$ 1,9 bilhões em 2004. Dentro deste complexo cenário fica a pergunta: como fazer toda essa cadeia funcionar de forma uniforme, adotando a mesma cultura de gestão?

No final de 2003, O Boticário decidiu apostar suas fichas no redesenho de processos. A empresa investiu aproximadamente R$ 500 mil no projeto, que também envolveu licenças do software ARIS Tools, da IDS Scheer. O projeto envolveu ainda consultoria e treinamento. “Fizemos uma licitação para ver qual solução seria mais adequada para nossas necessidades. O ARIS é, sem dúvida, a ferramenta mais completa para o serviço”, conta Henrique Rubem Adamczyk, diretor de TI e Gestão do Boticário.

Com uma equipe formada por mais de 70 profissionais do Boticário escolhidos a dedo, a empresa iniciou o projeto. A primeira etapa consistiu em redesenhar e mapear todos os processos e atividades da companhia. O resultado da ação: 7 macroprocessos e mais 300 subprocessos, divididos por todos os departamentos organizacionais existentes: marketing e internacional, comercial (franquias), financeiro, RH (desenvolvimento organizacional), operacional e TI.

Com tudo mapeado, a empresa iniciou então o segundo passo: cruzar todos os dados obtidos para analisar os pontos positivos e instaurar melhorias em pontos críticos.  Após a análise, ficou decidido que os 7 macroprocessos seriam mantidos, com algumas alterações conceituais. Além disso, houve um salto para 583 subprocessos.  Tudo rigidamente documentado e mapeado. “Criamos um verdadeiro manual que permite que todas as franquias trabalhem de forma alinhada e com os padrões determinados pelo Boticário”, completa.

Efetivamente, a empresa já sente os benefícios do projeto. Alguns departamentos foram modificados, como aconteceu com a área operacional, que foi dividida em duas partes: pesquisa e inovação e supply chain (logística). Também foram criadas novas áreas, como diretoria de responsabilidade social e comunicação.

Antes do projeto de revisão, a empresa atendia apenas as demandas solicitadas pelos sistemas de informação, buscando soluções de TI que melhorassem  o lado operacional de cada área. “Agora há uma cultura de alinhamento tecnológico e de gestão. Um exemplo prático foi o índice de 99% na acuracidade de estoque. Nunca tivemos uma medição tão representativa”, explica o executivo.

Além disso, comenta Adamczyk, só no processo de propriedade intelectual a empresa deve conseguir um ganho de R$ 2,3 milhões nos próximos dois anos. “Conseguimos mapear e documentar todos os processos que envolvem marcas e patentes. Com isso, criamos sistemas para gerenciamento de risco e monitoramento de concorrência. Hoje isso é fundamental para nossos negócios”, conclui.

Outro grande benefício causado pelo projeto de redesenho de processos foi conseguir mais agilidade e rapidez no processo de implantação de um novo sistema de ERP. O projeto completo foi entregue em apenas oito meses.  “Com o mapeamento de todos os processos da empresa, conseguimos visualizar as necessidades de cada área da empresa. A expectativa é que nos próximos dois anos tenhamos um retorno significativo sobre esse projeto”, completa.

Com o projeto de redesenho dos processos concluído, a empresa agora parte para outro desafio: utilizar os resultados para conseguir a gestão do gerenciamento dos conhecimentos. “Cada funcionário tem um tipo de habilidade. Precisamos ter tudo isso documentado. Só assim teremos uma gestão realmente inteligente dos negócios”, observa.