Autora: Estela Quiaratto Brandão
Para as empresas que prestam consultoria relacionada ao auxílio para tomada decisão, um dos principais desafios enfrentados nos clientes é encontrar as informações necessárias para estudá-las e extrair conclusões que demonstrem real valor a partir de então. Em nossa experiência no relacionamento com clientes, observamos que cerca de 25% do tempo das pessoas responsáveis por decisões são gastos em decodificação de dados.
De um modo geral, as empresas têm seus dados armazenados em diferentes locais e formas que, de acordo com a área, ficam centralizados com os responsáveis por determinado setor, o que aumenta a dificuldade de uma análise global e centralizada.
Existe um GAP entre querer tomar decisões embasadas em fatos e colocá-las em prática, justamente por conta das dificuldades técnicas em se analisar as informações da organização. Como agrupar os dados de faturamento, relacionar com as informações referentes a pedidos e estoque, por exemplo? Os softwares de BI solucionam este problema, criando bases de dados completas com informações unificadas.
Uma ordem racional e normalmente utilizada para o desenvolvimento do processo de decisão pode ser a seguinte: Implantação dos ERP’S e utilização de BI’s.
Nesse modelo usual, falta a incorporação da Inteligência Analítica.
Os ERP’s são soluções que, a partir da automatização dos processos burocráticos, agem como ferramentas “construtoras” da informação de qualquer empresa. Eles ajudam a compor uma base uniforme de dados concentrando-os e armazenando-os. Não adianta ter uma aplicação tecnológica ótima se não houver informações disponíveis com as quais trabalhar.
Já os softwares de BI são grandes instrumentos organizadores e moldadores e oferecem uma interface dinâmica e tecnologicamente atrativa para que os responsáveis envolvidos no processo decisório possam navegar. Para tanto, é necessária uma base integrada (data warehouses), oriundos preferencialmente de um ERP, pois assim maximiza-se a confiabilidade da informação.
O BI age, na prática, como um elemento que viabiliza a liberdade analítica ao tomador de decisão, pois o mesmo não dependerá mais dos profissionais de TI para gerar os relatórios que contenham informações importantes para alavancar as decisões da empresa.
Mas até que ponto esta liberdade de navegação é positiva no processo de tomada de decisão? À medida que se abrem muitos leques de opções, o foco pode se perder.
É aí que entra uma lacuna considerada essencial para fechar o ciclo decisório. Para obter informações relevantes para análise, é preciso dedicar tempo com estudos aprofundados na organização. A definição dos principais indicadores de desempenho, análise dos processos organizacionais, definição das estratégias, escolha de metas e referenciais comparativos são alguns dos pontos a serem considerados na hora da customização do software de BI. Esses pontos são base para obter uma variável resposta útil e que realmente complemente o conhecimento, além de ampliar os resultados corporativos.
O BI não basta. É preciso incorporar “Inteligência Analítica ao processo”.
Um exemplo de que os softwares de BI se acoplam à inteligência analítica e não são substituidores dela é um recurso apresentado como “alarme”. O software de BI informa em que momento determinado indicador atinge um target pré-determinado, sendo este um valor que indique o atendimento, ou não, das metas ou até mesmo uma variação significativa (análise estatística com base no tipo distribuição dos dados). O BI disponibiliza o recurso, mas quem define os valores que serão as referências para avaliação são os responsáveis por tomar as decisões, sempre alinhados às estratégias da organização, sejam elas de maximização de lucro ou margem, otimização de processos, otimização de atendimento, etc.
A maioria das empresas hoje tem a idéia errônea de que, a partir da compra do BI, os resultados do processo decisório começarão a melhorar. Mas, a melhoria desses depende de uma nova cultura: a de tomada de decisões com base em evidências, estatisticamente validadas e cientificamente ponderadas, sem análises empíricas e pífias que, no final, são somente elucubrações.
Todos os exemplos citados descrevem duas vertentes distintas: Ferramenta e Processo Decisório. Na prática, todas as aplicações de uso tecnológico da ferramenta BI são caracterizadas como “information”, pois, por meio dele, as pessoas envolvidas no incremento de sucesso na instituição adquirem conhecimento quanto à salubridade organizacional. A parte analítica que examina os dados disponibilizados implementa respectivos planos de ação e faz o acompanhamento de resultados, sendo assim caracterizada como “intelligence”.
Ou seja: os softwares de BI se propõem a disponibilizar a informação necessária, no momento adequado, para a pessoa certa. Mas não bastam para alavancar as decisões, de fato. É preciso incorporar um elemento analítico mais aprofundado. Daí a opinião sobre o significado de BI como “Business Information” e não “Business Intelligence”.
Estela Quiaratto Brandão é consultora estatística da Gauss.
