Usuária da solução IFS Applications desde 2001, a Fundação Cásper Líbero foi a pioneira na migração da nova versão da IFS, intitulada V7, lançada para o mercado brasileiro neste ano. Utilizando as soluções Financeira e de Distribuição, a fundação tinha como desafio integrar todas as operações, tais como o sistema de comercialização de espaço para televisão e rádio, a gestão da faculdade e os processos da nova unidade de negócios, a Best Shop TV, que envolve atividades de e-commerce, callcenter e logística para entrega dos produtos.
Em apenas quatro meses de projeto, a versão 7 entrou no ar contemplando todas as integrações anteriores e a nova e, um mês após, passou a integrar também as operações de e-commerce, que detinha aspectos fiscais importantes, visto que haveria a emissão de notas fiscais ao consumidor. Os benefícios, alcançados com a nova solução no processo da Best Shop TV, envolveram a conexão em tempo real da central de atendimento ao Centro de Distribuição (CD) localizado em Alphaville, e vice versa.
Enquanto a área de callcenter passou a ter acesso ao estoque do armazém, a solução de VPN (Virtual Private Network) da IFS permitiu que o Centro de Distribuição acessasse a solução implantada na Fundação para gerar a nota fiscal dos produtos comercializados pela Best Shop TV ao consumidor. Antes, o processo exigia o envio das notas por portador para o CD poder entregar os produtos. “Hoje recebemos cerca de 10 mil pedidos por mês. Sem um sistema de gestão seria impossível realizar a venda direta ao consumidor”, comenta o diretor de TI da Cásper Líbero, Roberto Carvalho.
Para realizar o upgrade num tempo reduzido, a Fundação manteve os dados históricos no banco de dados da versão anterior do IFS Applications, transferindo para a versão 7 apenas os saldos contábeis e as transações em aberto. “Com isso, nosso processo de migração foi rápido e eficaz, transferindo para a nova solução apenas as operações atuais”, afirma Roberto.
Além de obter a otimização dos processos, a Fundação Cásper Líbero ganhou estabilidade no sistema para gerenciar todas as operações e rapidez no acesso. Segundo Carvalho, a nova versão passou a oferecer facilidades na emissão de relatórios e livros fiscais, agilidade de acesso por parte do usuário, além de disponibilizar novos campos de informações para registrar dados que antes ficavam perdidos. “No nosso caso, o número de customizações também diminuiu de 19 para oito, pois muitas mudanças foram incorporadas no sistema”, finaliza o executivo.
