Já é uma realidade na maior parte das pequenas e médias empresas a integração de departamentos e processos. A consequência disso é que as áreas de TI buscam alternativas para suprir essa necessidade, o que justifica o crescente aumento do interesse pelos sistemas ERP. Muitas organizações aderiram ao sistema na busca de otimizar recursos e processos internos, nas diversas áreas, como fabricação, logística, finanças e recursos humanos, tornando-se essencial para a gestão. Edgar Marçon, diretor da PLK Consulting, que acompanha implementação e processo de adaptação de médias empresas que adotaram sistemas ERP, dá cinco conselhos para elas.
O primeiro é planejar melhorias. Depois de implantado é fundamental evoluir o sistema e aproveitar os benefícios que ele proporciona na otimização de recursos. Desde a fase de implantação deve ser coletada as potenciais melhorias e evoluções dos processos, determinando forma de priorização para efetivá-las de forma estruturada ampliando os benefícios.
Evitar a customização é o segundo. Para garantir o bom funcionamento, a escolha do sistema deve ser feita de acordo com as reais necessidades da empresa. A intenção dessa sistemática é evitar customizações, pois qualquer mudança no sistema, por menor que seja, poderá impactar nas demais operações. O sistema deve ser implantado em cima das melhores práticas, o que facilita o uso de sua versão padrão.
O terceiro conselho é dar atenção especial à base de dados. Os sistemas ERP são compostos por uma base de dados complexa, que deve ser constantemente monitorada para garantir o adequado armazenamento de dados. As informações antigas devem ser retiradas da base central e salvas numa base de dados paralela para não sobrecarregar o sistema, garantindo tempo de resposta.. É importante ressaltar que os arquivos de dados históricos não deverão excluídos apenas transferidos para outra área.
A cultura do sistema integrado é o quarto conselho. O sistema de ERP tem como objetivo gerenciar as informações da empresa de forma mais ampla e integrada. Para ter sucesso na automatização do processo, a empresa que o implanta precisa também efetivar algumas mudanças internas, atingir um grau de maturidade e desvincular-se da cultura de empresa setorizada. Para isso, as equipes envolvidas no processo precisam conhecer o sistema e compreender os processos.
O último conselho é relativo à gestão. Quando a empresa troca de sistema e adota o ERP é preciso rever os indicadores de gestão e analisar quais são as informações apropriadas para o novo processo. A utilização de sistemas ERP facilita o acesso a dados gerenciais complexos, visão estratégica, união de setores, e conduz a empresa a uma posição mais competitiva no mercado. Com base de dados reais, a empresa se torna mais ágil e os gestores podem visualizar as transações efetuadas, o impacto delas em cada área da empresa, desenhando um amplo cenário dos negócios, além da contribuição na tomada de decisões.
