Colaboração: uma ferramenta para o avanço nos processos de viabilidade e produtos do setor de engenharia

Independente do tamanho, localização e mercado, as grandes decisões de um departamento de viabilidade e produto são: qual terreno comprar e o que construir sobre ele. Trata-se da fase mais importante e que causa maior impacto nos resultados da empresa. Também é um momento em que se envolvem o maior número de profissionais. Além da diretoria da empresa, normalmente participam dessa etapa as equipes financeira, jurídica e comercial, além de arquitetos e orçamentistas. Todos têm contribuição para dar e pontos de vista importantes a ser considerados.

Para “complicar” um pouco mais, há uma variável importantíssima, que é o tempo. Uma boa oferta não fica disponível por um longo período e, se a empresa não for ágil nas análises, pode perdê-la para a concorrência mesmo depois de tê-la identificado como um ótimo negócio.

Apesar de ser uma fase muito importante do processo, os sistemas de gestão empresarial (ERPs) acabam não ajudando muito, pois a maior parte das informações e decisões são tomadas através de opiniões trocadas por e-mails ou durante reuniões.  Trata-se de informação intrinsecamente desestruturada e, assim, de difícil compilação para as telas e bancos de dados dos ERPs.

Normalmente, coloca-se nesses sistemas o valor da oferta e detalhes financeiros, mas não há campos para registrar todo o histórico da negociação. O ERP não figura como um sistema para ajudar na produtividade e segurança das trocas de informação entre a equipe. Neste sentido, ferramentas de colaboração se apresentam como uma tecnologia perfeita, pois permite o registro adequado e oferecem possibilidades para que a colaboração entre os diferentes tipos de profissionais seja realizada dentro de prazos e organização adequados.

E quando falamos em tecnologia, é fundamental que a mesma esteja acessível a dispositivos móveis, como smartphones e tablets, pois são estes devices que trarão a velocidade necessária. Com agilidade e qualidade nas decisões, a empresa terá na tecnologia uma aliada para a construção de seu diferencial competitivo.
Como especialista neste mercado, listei abaixo alguns exemplos para melhor ilustrar a aplicação da tecnologia de colaboração nos departamentos de Produtos e Viabilidade, esclarecendo como a TI pode auxiliar nesses processos.

Quando falamos em busca e processo de compra, a TI pode apoiar disponibilizando formulários que contemplarão os dados sobre as ofertas de áreas associados às diversas análises da mesma, assim como o fluxo de trabalho (workflow) que controla os prazos das decisões, das negociações e dos processos de compra. Para cada formulário há um fórum de discussão associado para que todos possam registrar os pontos de vista e opiniões. Esta base forma um banco de dados que evita a perda de tempo em análise de áreas já ofertadas no passado e eventuais problemas no relacionamento com corretores.

Na etapa de desenvolvimento do contrato, o formulário contemplará a gestão das negociações contratuais com possibilidade de organizar a discussão sobre cada cláusula, facilitando as decisões internas e otimizando o tempo de toda a equipe. Desta forma, evitam-se as trocas de e-mail com arquivos MS Word com muitas marcações, que além de antiprodutivos trazem uma enorme brecha na segurança da operação.

E quando falamos em criação do produt, a tecnologia de colaboração pode prover a gestão de documentos de engenharia, DWGs, com visualização online e fluxo de trabalho que permite a troca de documentos entre a equipe e acesso aos mesmos pelos profissionais de outras áreas, como marketing, comercial, jurídico, etc.
Por fim, nas atas de reuniões, é possível gerenciar com a colaboração o controle de pendências, as cobranças automáticas e também organizar as discussões e os documentos associados a elas.

Como comentário final, mas não menos importante, está a questão da segurança. A perda ou roubo de informação nesta fase é crítica para a empresa, pois pode expor toda a estratégia e oportunidades que a empresa possue. Assim, na contratação de serviços ou software, a análise sobre a segurança passa a ser tão ou mais importante do que apenas os recursos do sistema. Lembrando que, quem pensa que estar seguro é estar com tudo “dentro de casa”, pensa de forma análoga ao que pensavam os que guardavam dinheiro no colchão no início do século passado.