Organização do trabalho em e-mail

A Group Technologies, empresa alemã especializada em sistemas de alta segurança para e-mail corporativo, representada no Brasil pela Gaia Tecnologia, aponta a integração de e-mail a políticas corporativas como uma das principais tendências para 2005. Segundo avaliação de Jürgen Wege, CEO da Group, apesar de o e-mail ser hoje uma aplicação crítica, muitos gerentes de TI ainda restringem-se à infra-estrutura e deixam o tratamento das informações na mão dos usuários.

“O desafio agora é integrar as informações que trafegam por e-mail às aplicações corporativas, como CRM, ERP ou archiving. A organização do trabalho em e-mail deve trazer ganhos operacionais, como segurança e compartilhamento de informações, e é também importante para atender a novas exigências regulatórias, como a Lei Sarbanes & Oxley”, explica o executivo.

De acordo com Wege, os gerentes de TI tendem a assumir funções mais avançadas no tratamento das comunicações por e-mail. “Em muitas empresas, as áreas de TI cuidam apenas da infra-estrutura de segurança, como antivírus, firewall e anti-spam. Mas, com o uso de e-mail como instrumento de negócios, há necessidades mais complexas. As empresas precisam implementar ferramentas e políticas para classificar as informações – o que não pode sair da rede local; o que deve ser necessariamente criptografado ou autenticado, ou quais informações devem ser encaminhadas aos sistemas de arquivamento de dados”, exemplifica.

Wege enfatiza ainda que os mecanismos de scanning de conteúdo funcionam como base não apenas para as políticas de segurança, mas também para gerenciamento de informações. “Há cerca de cinco anos, antecipamos a necessidade de ferramentas de classificação do conteúdo, para evitar riscos como vazamento de informações confidenciais. Mas também estabelecemos parcerias com desenvolvedores de sistemas corporativos, para que informações relevantes possam ser filtradas e extraídas do conteúdo das mensagens”, informa.

Assim como ocorre com vários sistemas corporativos, o CEO da Group acredita que a tendência de concentrar os serviços e o gerenciamento em servidores também se aplica às plataformas de e-mail. Ele menciona o caso das assinaturas digitais certificadas – vital para reduzir o ciclo de processos críticos, como contratos e transações via Internet. “É complicado pensar em distribuir, manter e treinar os usuários para que cada um assine as mensagens. A solução mais viável é assinar os e-mails da companhia no servidor SMTP (responsável pelo envio de mensagens), assim como o servidor POP (que recebe) deve cuidar de abrir e conferir os certificados. A autenticação servidor a servidor é a forma mais simples e efetiva”, afirma.