O 6º Tabelionato de Protesto de Letras e Títulos de São Paulo atende, em média, 300 pessoas diariamente, por isso a necessidade de automatizar o atendimento era necessária. Para agilizar o processo, o Tabelionato optou por um sistema de gestão de cartórios baseado na plataforma Microsoft Windows Small Business Server e no banco de dados Microsoft SQL Server. O tempo de espera, que chegava a 30 minutos, reduziu para menos de 10 e os usuários do sistema ganharam segurança e confiabilidade nas informações.
A Siplan, parceira da Microsoft, viabilizou a automação do atendimento. Com o contrato, que permite licenciar os produtos e oferecer aos clientes serviços baseados na plataforma Microsoft (Services Provider License Agreement – SPLA), foram instaladas licenças do Microsoft SQL Server, Microsoft Windows Small Business Server, Microsoft Internet Security and Acceleration Server e Microsoft Forefront Security. Todas as áreas do tabelionato estão integradas pelo SiplanPRO, sistema voltado a cartórios baseado nas Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, que opera na plataforma Microsoft.
O plano de automatização do setor de atendimento foi desenvolvido em três meses e implementado no ano passado. O acesso aos dados e aos aplicativos foi centralizado, e as informações relacionadas às atividades diárias de protocolização e baixa de títulos, lavratura e acumulação de protestos, emissão de certidões e rotinas complementares estão integradas, facilitando a realização dos serviços solicitados pelo público. O acervo de dados com informações relativas aos títulos protestados e às pessoas participantes, credores e devedores é consolidado sob os recursos do Microsoft SQL Server e permanece submetido a regras de segurança. O relacionamento do cartório com as entidades participantes do processo formal do Protesto de Títulos e com o Serviço de Distribuição de Títulos para Protesto é realizado por interfaces web.
Redução no tempo de espera – Hoje, os quatro caixas de pagamentos e os três funcionários que atuam na área de Certidão e Cancelamento – profissionais que fazem o atendimento direto ao público – não pedem que o cliente preencha nada à mão. Carimbos também foram abandonados. Os usuários, entre eles três telefonistas, apenas digitam o nome e o CPF do cliente. Os documentos e certidões emitidos pelo 6º.Tabelionato de Protesto são assinados digitalmente.
O sistema segue rigorosos padrões de pesquisas e visualização dos dados. As buscas oferecem validação cruzada e de similaridades automáticas e, com isso, geram a segurança necessária para a emissão de certidões no ato do pedido. Basta o cliente requisitar os serviços, conferir os dados e fazer o pagamento. Na seqüência é realizada a busca das informações e emitido o documento solicitado. “Quando um cliente consulta um título para saber se o banco retirou o protesto, por exemplo, o sistema apenas lê o código de barras e devolve uma informação segura e atualizada. Os ganhos com o sistema se traduzem em confiabilidade e tempo para as duas partes”, comemora Palmyra Krystalas, tabeliã substituta do 6º Tabelionato de Protesto de Letras e Títulos de São Paulo.
O tabelionato está trabalhando também em um projeto de virtualização. Pretende criar um banco de imagens que reunirá todos os processos de protestos, cancelamento de protestos, sustações judiciais, ofícios etc. – atualmente microfilmados – para fácil acesso pela rede.
