Embora em grande parte a alta direção das empresas não saiba, existem novos riscos – para as empresas, os empregados e os empregadores associados ao mau uso do e-mail corporativo.
Em tempos passados um empregado não teria tempo para enviar uma carta ou mesmo um fax para 300 amigos num só dia de trabalho. Na era do e-mail, porém, com apenas um clique no mouse, qualquer tipo de mensagem pode chegar a milhares de pessoas. Além de consumir recursos empresariais, difíceis de mensurar, mas concretos, o risco potencial de uma ação deste tipo é enorme.
Sempre que nos deparamos com um problema destes, devemos traçar um paralelo com a vida real e as leis que nos regem. Vale lembrar que embora exista o mundo dito virtual criado pela internet, as pessoas que praticam atos naquele plano pertencem ao nosso plano real. Muito embora se diga que não existem leis no mundo virtual, as leis do mundo real se aplicam às pessoas físicas – e jurídicas – do mundo real.
Recentemente, o Ministro do Supremo Tribunal Federal, Sepúlveda Pertence, apresentou sua decisão como relator em um caso polêmico, envolvendo o entendimento acerca de o que é ou não pornografia infantil na internet. Segundo ele, o fato de o “meio” utilizado para cometer um crime ou conduta ilícita ser totalmente novo, como é o caso da internet, não significa que as leis pré-existentes não devam se aplicar a tal crime. Na definição do eminente Ministro, a invenção da pólvora não reclamou que se redefinisse o que era homicídio (“…uma vez que se compreenda na decisão típica da conduta criminada, o meio técnico empregado para realizá-la pode até ser de invenção posterior à edição da lei penal: a invenção da pólvora não reclamou redefinição do homicídio para tornar explícito que nela se compreendia a morte dada a outrem mediante arma de fogo.”)
Para analisar apenas este exemplo do e-mail para 300 amigos, tracemos o paralelo com uma correspondência no mundo real. Imaginemos que o referido funcionário fosse enviar 300 cartas para os amigos. E que para tanto utilizasse o papel timbrado da empresa. Absurdo, não? Pois é exatamente isto que ele faz ao enviar o e-mail para 300 amigos. Sim, porque este e-mail quando enviado representa fulano@empresa. Desta forma é como se fosse uma correspondência oficial da empresa. E como tal pode ser interpretada.
Há ainda que se levar em conta aspectos do código civil e da jurisprudência, na qual há o entendimento de culpa concorrente do empregador em relação aos atos praticados por seus empregados ou prepostos. Dentro deste entendimento, não se estende à empresa os aspectos de condenação criminal, que é pessoal, mas pode se impor à empregadora sanções econômicas e pecuniárias (inclusive com indenizações).
Aqui mesmo no Brasil, temos o caso recente de uma multinacional do ramo alimentício que está respondendo a processo em virtude de um funcionário ter enviado um e-mail contendo uma piada de cunho racista para um grupo de destinatários. Uma pessoa negra, que recebeu uma cópia deste e-mail, vinda de outras pessoas, resolveu processar não as pessoas intermediárias ou mesmo o missivista, mas sim a empresa, com base nesta provisão da CLT.
Assim, uma simples piada do funcionário pode associar a imagem da empresa a crimes que vão da difamação e calúnia até estelionato (imagine um funcionário iniciando uma corrente utilizando o e-mail do escritório ou ainda vendendo um produto com propaganda enganosa). E a lista de potenciais problemas é longa!
Para evitar estragos deste tipo, a resposta da tecnologia são ferramentas de análise de conteúdo, que permitem monitorar o que está sendo enviado, além de gerar registros que permitem a identificação do(s) autor(es) de toda e qualquer mensagem gerada na empresa.
Outra regra que começa a ser seguida é a da utilização dos chamados “Legal Disclaimers” – ou Avisos de Isenção de Responsabilidade (AIR) – que estabelecem claramente que o conteúdo de todos os e-mails enviados pela empresa não expressam – de forma alguma – a opinião oficial da mesma, sendo o remetente o único responsável pelo conteúdo do e-mail.
Embora não resolvam todas as pendências, estas medidas devem estar contidas – e definidas claramente – em um documento que deve ser assinado por todos os funcionários: a “Política de Utilização de Correio Eletrônico” na qual a empresa define as regras, limites e responsabilidades de uso da ferramenta de e-mail.
Este documento deve ser arquivado na pasta do funcionário e é peça fundamental para a isenção da reponsabilidade da empresa. Hoje, as empresas especializadas no assunto, já dispõem de tecnologia e experiência em ações preventivas deste tipo. Mas mesmo nas grandes empresas, ainda há muita negligência quanto à gravidade da matéria.
Há de se agir de forma preventiva. A correção de problemas – quando possível – é muito custosa. Da indústria de laticínios vem a máxima: “Não adianta chorar sobre o e-mail enviado”.
Fernando Neves – diretor da Gaia Informática.
