Autor: Sérgio Ferreira
A tecnologia modifica diariamente a vida das empresas e a forma como seus processos são executados. Diante das transformações no modo de se comunicar e fazer novos negócios, é urgente a quebra de alguns paradigmas, especialmente para adequar o seu negócio às novas demandas dos clientes. Se você ainda recebe diariamente um monte de e-mails pedindo aprovações, ou precisa preencher formulários em papel para solicitações (contratações, movimentações, pagamentos, troca de equipamentos, etc.), você percebe, claramente, que existem gargalos em seus processos. É possível também que você não tenha dados disponíveis suficientes, para detectar o que está acontecendo! Por isso, para ter sucesso e abrir novas fronteiras de negócios é preciso ajustar seus processos, para torná-los eficientes e dinâmicos.
Em muitas empresas existe uma cultura tradicional de processos, mais engessada e dependente de documentos em papel e aprovações por e-mail. Diante de uma nova perspectiva de negócios, moderna e altamente conectada, isso acaba inviabilizando o controle de atividades e prejudicando o negócio como um todo. Enfim, a intenção deste artigo é apenas demonstrar o quanto essa transformação é simples e provocá-los para perceber como a automação de processos de uma empresa pode elevar seus negócios a um novo patamar.
Analisando um pouco as situações mais corriqueiras, pense no que aconteceria com sua caixa de entrada se você pudesse aprovar tarefas similares em lote? E se você pudesse se livrar de todos os formulários em papel, planilhas e documentos para sempre? E se fosse possível analisar detalhadamente todos os processos de negócio para saber quanto tempo cada etapa levou, onde estão os gargalos e oportunidades de melhoria? E se seus processos de negócio levassem as tarefas aos devidos responsáveis (aprovadores) sem a dependência do conhecimento específico de uma determinada pessoa ou departamento?
De uma forma objetiva, um Fluxo de Trabalho ou Workflow é simplesmente uma sequência previsível e repetitiva de atividades planejadas, que visa garantir e cuidar das políticas e procedimentos das empresas. Só que hoje somos digitais, logo, tudo isso precisa ser orquestrado por um sistema.
Sabendo disso, listei as sete melhores razões para você se livrar de formulários em papel e solicitações de aprovação via e-mail e começar a automatizar seus fluxos de trabalho:
1) Agilizar a comunicação em seus processos:
Os e-mails, anotações e comentários sem contexto são impossíveis de se organizar. Sabemos que muitos processos acontecem dezenas, centenas ou até milhares de vezes ao dia. Acredite, conheço clientes que rodam mais de 120 mil solicitações por mês. Quando conseguimos um fluxo de trabalho automatizado (Workflow), centralizamos a comunicação tanto para quem solicita quanto para quem aprova as etapas (tarefas). Já imaginou um painel com “Suas solicitações” e “Suas Tarefas”? Toda a linha do tempo de uma solicitação pode estar em um único lugar, com fácil compreensão, permitindo que se possa abrir um fórum de discussão para uma mesma solicitação, sem a necessidade de dezenas de e-mails.
2) Reduzir os custos com erros manuais:
Com um fluxo de trabalho automatizado, você pode ignorar os custos elevados associados à erros, repetições e ineficiências. Você conseguirá reduzir o tempo de treinamento de um novo colaborador em sua função (já que os processos são normas da organização e não deveriam ser baseados no conhecimento exclusivo das pessoas). Assim, é possível evitar pagamentos em atraso e multas, além de aprovações de vendas lentas, pagamentos de reembolso de despesas e contratação de fornecedores. Acabamos com o desperdício de tempo, e você pode saber a etapa atual e quanto tempo está demorando qualquer processo de sua empresa.
3) Definir claramente o responsável em cada etapa do processo:
Após realizarmos um benchmark com diversos segmentos do mercado, em que levantamos questões sobre a maturidade na gestão e automação de processos nas organizações, podemos afirmar, que um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas está na fronteira de responsabilidades (seja dentro de um departamento ou entre departamentos). Todos sabem que ter um responsável claramente definido é essencial, mas ficamos surpresos com a quantidade de empresas que ainda podem melhorar seus processos apenas ajustando essa situação.
4) Empoderamento dos usuários:
Dar poder às pessoas que conhecem o negócio. A ideia é bem simples. Procure por uma ferramenta de automação de processos ou BPA (Business Process Automation). Boas ferramentas irão disponibilizar interfaces simples e intuitivas, onde o próprio gestor ou responsável pelo processo pode criar, alterar, melhorar e medir seus processos. Quanto menos conhecimento técnico você precisa para criar ou alterar um processo, mais rapidamente você responderá às mudanças de seu negócio.
Como estamos falando de empoderamento, nada mais natural que a área de negócios decida quais processos serão automatizados e quando estarão disponíveis para produção. Claro, se você necessita integrar o processo com seu ERP (SAP, SAGE, Dynamics, TOTVS etc.), você vai precisar da ajuda de técnicos especializados, ou seja, foque no negócio e deixe o “tecniquês” com os especialistas.
5) Medir – Quem não mede pode estar dirigindo de olhos vendados:
A melhor maneira de entender os processos e suas ineficiências é por meio da medição dos dados. Já imaginou as análises que você pode fazer tendo todos os dados à sua disposição? Pode-se mensurar se todas as metas de tempo esperadas para cada processo e se estão sendo seguidas, por exemplo, onde está o gargalo e o motivo. “Se temos dados olhamos os dados, se temos opinião ficamos com a minha”. Não sei bem quem disse isso, mas sou fã da pessoa e repito isso quase que como um mantra.
6) Ganhar eficiência operacional em processos manuais:
É muito comum encontrarmos oportunidades de melhorias nos processos de backoffice, pois como não fazem parte do core das organizações, costumam ser negligenciados e encarados apenas como custo. Bem, me deparei recentemente com um cliente que automatizou os processos da área de Controladoria e obteve uma redução de 50% dos custos com headcount. E se otimizássemos em um “time maior”, por exemplo, uma central de atendimento ao cliente?
7) Aumentar o nível de atendimento:
O atendimento de qualidade ao cliente é literalmente o principal objetivo para qualquer negócio que queira ser bem-sucedido. A busca pela qualidade no atendimento ao cliente não é mais uma estratégia de diferenciação no mercado, e sim uma necessidade de sobrevivência. Pense nos seus colaboradores como clientes do departamento de RH, por exemplo, e como você pode satisfazê-los com eficiência. Agora imagine se este mesmo colaborador pudesse apenas clicar em um link em sua intranet e solicitar a inclusão de dependente (processo criado pelo RH e seguindo todas as políticas e etapas) por conta própria? E se esse colaborador for avisado pelo processo quando determinadas etapas forem concluídas? Com certeza, essa agilidade e transparência, acabará por se refletir em toda a organização
Por fim, a minha principal mensagem neste artigo é demonstrar com fatos reais e exemplos práticos que a automação de processos proporciona um grande aumento da produtividade, diminuição dos custos e melhor lucratividade para as empresas. E contra fatos e não há argumentos, certo?
Então, deixo aqui pergunta final: você está pronto para tornar seu negócio mais atrativo e lucrativo para os próximos anos? Pense nisso!
Sérgio Ferreira é sócio-diretor da Iteris.
