Unisinos adota gestão integrada

A gestão eletrônica chegou à academia. E com ela a transdiciplinaridade, a agilidade na tomada de decisão e um melhor relacionamento com alunos e demais públicos. É o que se vê na Unisinos, também conhecida por Universidade do Vale do Rio dos Sinos, de tradição jesuíta, que adotou o Sistema Integrado de Gestão da Oracle/PeopleSoft no Brasil.

A universidade gaúcha, fundada em São Leopoldo ao final da década de 50, com a implementação deve colher uma redução de 15% nos custos administrativos e de sistemas que apóiam a educação de quase 28 mil alunos matriculados na graduação e pós-graduação. O projeto, que utilizou 35 módulos do aplicativo de negócios nas mais diversas áreas da instituição, foi implementado em tempo recorde: sua primeira fase foi completada em 18 meses, ou metade do que seria comum em outras universidades no mundo. Todo a ação contou com a consultoria da Merithus, um dos parceiros Oracle no Brasil, e o término da segunda fase está previsto para o início de 2006. Essa etapa abrangerá a gestão do relacionamento com o cliente (CRM), inteligência do negócio (BI) e aperfeiçoará o Portal da universidade.

Aliomar Silva de Oliveira, gerente de serviços de informação da Unisinos e do Projeto Sinergia, responsável pela implantação do sistema, avalia o fato como um marco no âmbito tecnológico. “Embora comum na América do Norte e na Europa, a utilização de um ERP em universidades ainda era um tabu no Brasil. Quando iniciamos o trabalho, há dois anos, ouvia muitas pessoas dizerem que ERP serve para indústrias e não para universidades, foi aí o início da derrubada do tabu”, confessa Aliomar.

Orçamento descentralizado – Hoje, entre as principais atividades automatizadas estão o orçamento descentralizado, a verificação on-line de disponibilidade de caixa, apuração de resultados por curso, projeto de pesquisa, assim como indicadores comuns a toda a instituição – com o uso da ferramenta Balanced Score Card -, e o portal “Minha Unisinos” para os alunos, funcionários e docentes.

Além disso, todos os registros da instituição foram migrados para o novo sistema, desde a sua primeira matrícula em 1958. Ou seja, qualquer necessidade de segunda via de diplomas ou certificados se dá imediatamente, ainda que remontem à década de sessenta. “Nosso arquivo morto agora tornou-se arquivo vivo”, comemora Aliomar. Ele acrescenta ainda a facilidade de poder acompanhar o processo de matrícula em tempo real, permitindo ações instantâneas de abrir ou encerrar ofertas de turmas, aumentar ou diminuir o limite de alunos em determinada turma, entre outras ações.

A integração da universidade está, na prática, facilitando diversos fluxos: desde a matrícula até a contabilização do pagamento de mensalidade e notas dos alunos. Para Pedro Gilberto Gomes, pró-reitor Acadêmico da Unisinos, esta implantação significou um momento decisivo para a instituição. “Terminou o modelo de trabalho isolado e entramos na era tecnológica”, ilustrou ele.