Atuar no setor de cobrança de uma empresa não é fácil, já que a área concentra diversas atividades que demandam muito tempo e energia dos colaboradores. Mas recuperar valores devidos é importante para manter a saúde financeira do fluxo de caixa. Diante disso, a grande pergunta é: como se organizar para realizar as atividades rotineiras, sem deixar de lado o controle de dívidas em aberto? Pensando nisso, a Intervalor listou nove dicas para ajudar você a aumentar a produtividade do departamento financeiro da sua empresa.
1. Organize seu setor de cobrança
Planejamento é tudo, principalmente em funções que requerem um controle maior. Logo, para serem mais produtivos, os colaboradores precisam saber exatamente o que priorizar em sua rotina diária. Desenvolva um controle de tarefas, que contenha:
– nome dos colaboradores;
– tarefas detalhadas;
– datas para entrega;
– ordem das entregas.
Apesar de ser aparentemente simples, esse tipo de gerenciamento reduz o acúmulo de funções de cada colaborador e, portanto, favorece a performance da equipe.
2. Capacite sua equipe
Invista na educação e aprendizado dos seus colaboradores. Isso gera tanto valor para a empresa – que contará com funcionários mais capacitados – quanto para o colaborador, que se sente mais motivado ao ter um maior domínio sobre as atividades que desempenha.
Também é interessante criar o hábito de compartilhar artigos e livros com a equipe. Essa atitude mostra a sua preocupação com o crescimento profissional de cada um. Muitos desses conteúdos para compartilhamento você encontra até mesmo de forma gratuita. Nesse cenário, você vê desde planilhas prontas até materiais densos e direcionados, que contem um alto nível de qualidade.
Então, caso você seja o gestor da área, lembre-se sempre que seu dever vai além das suas tarefas profissionais regulares; pois capacitar e gerir o crescimento dos seus subordinados, também é uma de suas responsabilidades.
3. Pratique uma gestão de pessoas eficiente
Torne evidente o quanto seus colaboradores são valorizados; tanto como pessoas quanto como profissionais. Atitudes positivas tornam o ambiente mais leve e produtivo. Afinal, ninguém gosta de trabalhar com um ”ditador gritalhão” do lado, não é mesmo? Trate a todos como gostaria de ser tratado. Dê abertura para que eles se expressem e opinem. Uma dica é absorver conteúdo do segmento de gestão de pessoas. Essas publicações possuem dicas valiosas para melhorar a produtividade e o ambiente de trabalho. Com o passar do tempo, você verá o impacto positivo que essas atitudes têm dentro não só do setor de cobrança, como do departamento como um todo.
4. Utilize soluções tecnológicas a seu favor
Nessa nova era, as empresas de tecnologia estão criando ferramentas para os mais diversos segmentos. No setor financeiro e de cobrança, isso não é diferente. Plataformas de controle podem contribuir muito para o crescimento do seu departamento, principalmente nos quesitos organização e aumento de produtividade. Em relação ao contato com os clientes inadimplentes, soluções como NOC.AI e Quitaqui oferecem experiências diferenciadas para os devedores. Existem muitas ferramentas no mercado, vale a pena dar uma pesquisada e encontrar uma que se adeque perfeitamente ao seu maior desafio.
5. Mantenha um relacionamento próximo com o seu cliente
No caso específico da atividade de cobrança, manter um relacionamento próximo com seu cliente é fundamental. Principalmente em se tratando de cobrança mercantil, onde é muito importante verificar se o pagamento deixou de ser feito devido a algum problema na entrega dos produtos ou execução do serviço. Ter um contato próximo com seus clientes pode facilitar essa etapa. O primeiro contato deve ter uma abordagem mais voltada para a pós-venda, para identificar se realmente trata-se de inadimplência. É muito importante deixar claro que a sua empresa não lembra do cliente apenas quando ele está devendo. Acione os responsáveis pelo marketing da sua empresa para elaborar uma periodicidade de relacionamento.
6. Mantenha o cadastro dos clientes sempre atualizado
Manter os cadastros atualizados é o primeiro passo para manter o relacionamento contínuo com seus clientes. Quanto mais informações, mais personalizada pode ser a comunicação. Além dos dados de contato dos responsáveis por compras e pagamento, tente mapear informações relevantes para a empresa como um todo, pois:
– facilita o processo de abordagem;
– possibilita a manutenção de um relacionamento mais próximo com o cliente.
Ainda que mais tarde você decida terceirizar seus processos de cobrança, a etapa de localização dos clientes não será um obstáculo, e mais do que isso, eles certamente estarão mais receptivos a um contato de negociação.
7. Pratique uma abordagem precisa
Uma questão importante no segmento de cobrança mercantil ou de serviços para empresas é oferecer uma abordagem direta, que mostre propriedade sobre o assunto que está sendo tratado. Para dívidas recentes, é importante ter à mão informações básicas para a negociação, como:
– data original do vencimento;
– valor original e atual da pendência;
– dados sobre multas e juros;
– alçada de negociação (possibilidades de descontos ou parcelamento, se houver).
Em dívidas vencidas há mais tempo, além das informações mencionadas acima, o ideal é realizar consultas em bases diversas, para verificar o nível de atividade econômica da empresa, se está havendo contratações ou demissões, etc. Tendo em mãos essas informações, é possível contornar mais facilmente os argumentos apresentados pelo interlocutor.
8. Estabeleça uma régua de cobrança
Uma régua de cobrança é um conjunto de iniciativas de uma empresa, com foco em resolver pendências em aberto. Para desenvolvê-la, é importante:
– Estabelecer faixas de atraso, considerando todos os títulos em aberto atualmente;
– Verificar a quantidade de pagamentos espontâneos (clientes que tem histórico de realizar o pagamento em atraso, porém pagam, sem que seja necessário realizar a cobrança);
– Averiguar o histórico de pagamento dos principais inadimplentes: o pagamento em atraso é recorrente?
– Identificar se há relação entre o valor dos títulos em aberto e o atraso no pagamento;
Se possível, fazer um levantamento sobre as principais causas da inadimplência.
9. Contrate empresas especializadas
Dependendo do índice de inadimplência da sua carteira de clientes, contratar uma empresa especializada em cobrança pode ser a melhor alternativa. Isso, se para efetuar de forma eficiente o processo de recuperação dos valores em aberto, for necessário contratar pessoas especializadas, investir em ferramentas de controle e ter outros custos não relacionados ao core business da sua empresa. Analise todos os investimentos relacionados à montagem/manutenção de uma equipe de cobrança própria. Em alguns casos, essa será a resposta para a dúvida sobre terceirizar ou não essa atividade. De qualquer maneira, com essas dicas, podemos afirmar que você estará no caminho certo para melhorar seus processos internos.
