Produtividade no trabalho remoto

Autor: Axel Schmidt

Gerenciar um negócio em casa traz grandes benefícios, como a redução de gastos corporativos e a flexibilidade, algo raro em um escritório. Felizmente, a tecnologia de hoje permite que empresários e funcionários a trabalhem praticamente de qualquer lugar – Seja em um avião, cafeteria ou em casa.

Curiosamente, a popularização do trabalho remoto tem mostrado que a presença de um funcionário no escritório não reflete, necessariamente, um alto nível de produção. Segundo um estudo realizado pela Society for Human Resource Management, 68% dos profissionais de RH acreditam que ir ao trabalho somente para estar presente diminui a produtividade em suas empresas.

Porém, caso decida trabalhar remotamente, você deve pensar em como poderá se manter produtivo em casa. Com diversas distrações e tentações para completar tarefas não relacionadas com o trabalho, como lavar roupas ou fazer compras no supermercado, ser produtivo pode ser um desafio. Como a produtividade é essencial para os negócios, algumas medidas importantes podem ser tomadas para proporcionar aos trabalhadores remotos e os proprietários das empresas domésticas uma estrutura que garanta a produtividade ao longo do dia.

A produtividade é definida como uma medida econômica da produção por unidade de entrada. As entradas incluem o trabalho e o capital, enquanto a produção é normalmente medida em receitas e outros componentes, como os estoques empresariais. Para as empresas, especialmente aquelas administradas e operadas por uma equipe pequena, aumentar a produtividade equivale ao aumento do sucesso do negócio. E aumentar a produtividade se resume a ajustar o ambiente de trabalho, gerir o tempo de forma eficaz e implantar tecnologias novas e avançadas.

As pessoas são mais produtivas quando acordam, e a criação de uma rotina garante que elas mantenham esse nível de produtividade por um longo período de tempo. Trabalhar em casa oferece a opção de fazer certas coisas que você provavelmente não faria se estivesse trabalhando em um escritório. Você pode ficar tentado a dormir um pouco mais, usar pijamas ao longo do dia, e até mesmo deixar de tomar café da manhã para começar suas atividades o mais cedo possível. Em vez de se deixar levar pela flexibilidade que o home office proporciona, o ideal é manter-se o mais próximo possível da mesma rotina que você teria se estivesse indo para um escritório. Utilize roupas adequadas para trabalhar, em vez de calças de moletom, use o tempo que você economiza com deslocamento para fazer algo que você gosta, como correr ou meditar, e inicie o seu dia de trabalho no horário habitual.

Saber em quais horários você alcança o seu melhor rendimento é uma ótima maneira de otimizar a produtividade. Uma pesquisa feita pela Universidade da Califórnia, em Irvine, registou aumentos de produtividade no final da manhã por volta das 11h, com picos entre as 14h e 15h. Se você alinhar-se com esta linha do tempo e ler seus e-mails às 11h, poderá utilizar-se de alguns dos seus mais valiosos minutos em tarefas que você começa mais perto de alcançar seu objetivo ou de completar um projeto. E o horário para trabalhar em suas tarefas prioritárias, sejam elas um grande projeto para um cliente ou um brainstorming interno, parece ser entre as 14h às 15h. Tenha em mente que todos são diferentes. É importante perguntar a si mesmo quando você pode conseguir o seu melhor rendimento e combinar as tarefas com o seu ritmo natural.

Depois de identificar em qual horário você trabalha melhor, você deve fazer uma lista de tarefas e metas ao longo do dia para priorizar grandes projetos com base no seu ritmo natural de produtividade. Além de ajudar a priorizar, a lista de tarefas o ajudará a lembrar de todas as suas tarefas, além de auxiliar o acompanhamento do seu progresso e facilitar o cumprimento de mais tarefas – se algo permanecer incompleto ao final do dia, ele pode ser colocado na lista do dia seguinte. Geralmente, você não deve incluir em sua lista mais do que pode ser feito em um dia. Projetos que vão levar semanas ou meses para serem concluídos podem ser melhor monitorados em um calendário, com lembretes específicos fixados com metas e prazos para alcançar ao longo de uma certa linha do tempo.

Enquanto você trabalha nos itens de sua lista, evite o isolamento usando a tecnologia para reuniões online, ligações, compartilhamento de documentos e colaboração remota – seja com seus clientes ou com outros colegas e funcionários remotos. Especificamente, soluções de videoconferência permitem encontros cara-a-cara a partir de qualquer lugar, seja em um escritório doméstico ou em outros cômodos de sua casa. Algumas ferramentas de videoconferência também incluem compartilhamento de tela e edição de documentos, funções que ajudam a aumentar a produtividade de uma chamada de vídeo. Você também pode usar as ferramentas de videoconferência para criar bate-papos online para colaborar. Se você quer se encontrar com seus funcionários ou clientes para debater ideias em torno de um lançamento de produto novo, um recurso de bate-papo permite que você envie mensagens direcionadas para apenas funcionários ou para todos os participantes.

Outra grande tecnologia que pode aumentar sua produtividade são as ferramentas de compartilhamento de arquivo. Determinados softwares permitem que os usuários arrastem, soltem, copiem e colem arquivos, ou os armazenem em nuvem para cópias individuais ou de pastas inteiras em poucos segundos para qualquer local. E as soluções que incluem opções móveis permitem que você continue o trabalho em movimento. A força de trabalho hoje é 24/7, e você nunca sabe quando vai precisar se conectar com seus colegas de trabalho ou clientes para manter sua produtividade.

Ao trabalhar em casa, o ambiente que você cria para si mesmo desempenha um grande papel em sua capacidade de ser eficaz. Algumas pessoas gostam de manter vários espaços abertos e se moverem ao longo do dia, por acharem que a variação inspira produtividade. Para outros, uma mesa dedicada ao home office pode ser melhor, para que elas possam se instalar em um espaço consistente. Independentemente disso, existem alguns fatores ambientais que desempenham um grande papel a serem considerados. Você gosta de trabalhar em um ambiente luminoso? Será que os ruídos ou a música de fundo diminuem ou aumentam a sua produtividade? Até mesmo o clima é um fator importante. Estudos têm demonstrado que temperaturas baixas podem aumentar os sentimentos de tristeza e solidão. E consistentemente, temperaturas altas podem fazer com que você se sinta fraco e, portanto, menos produtivo. Os especialistas sugerem manter a temperatura em torno de 18° a 21° Celsius, a fim de incentivar a produtividade.

Assim como a manutenção de uma consistente rotina matinal o prepara para ser produtivo e obter sucesso, é importante continuar no mesmo ritmo durante todo o dia e manter um padrão de trabalho regular. Por exemplo, sua programação pode consistir em acordar cedo, ir correr, tomar banho e vestir-se para trabalhar, seguido de um café da manhã saudável. Você pode, então, fazer sua lista de tarefas e até reservar uma hora para o almoço. Chega a tarde, e você pode achar que um lanche e um copo extra de café às 16h vai aumentar a sua energia e produtividade até que você termine o expediente. E você pode escolher às 18h para finalizar suas tarefas do dia. Qualquer horário funciona para você, anote isso e mantenha um cronograma diário. A consistência vai mantê-lo produtivo durante todo o expediente e garantir que você separe seu trabalho da sua vida regular, que terá lugar dentro de sua casa.

Sem colegas ao seu redor para conversar durante todo o dia, é fácil ignorar ou esquecer a importância de fazer pausas. Mas pausas durante o horário de trabalho mantêm os funcionários e empresários motivados. Uma técnica popular é a técnica Pomodoro, o que o obriga a tomar um fôlego durante 5 minutos, depois de 25 minutos de trabalho intenso. Ter que completar uma etapa de trabalho em 25 minutos pode ajudá-lo a se concentrar na tarefa atual, e cinco minutos são suficientes para não se sobrecarregar. E o que você fará com esses cinco minutos é uma decisão sua – Até mesmo uma rápida olhada Facebook ou Twitter ajuda. De acordo com uma pesquisa recente da Microsoft, 46% dos trabalhadores dizem que sua produtividade tem melhorado graças às redes sociais e ferramentas de mídia social. Estas pausas de redes sociais potencializam o humor, permitindo que você volte revigorado para a próxima tarefa na sua lista.

Tão importante quanto fazer pausas regulares é a necessidade de acolher as distrações inevitáveis em seu expediente. Trabalhar em casa oferece uma infinidade de distrações, seja seu telefone tocando ou o desejo de lavar a louça da noite anterior. Ao invés de ignorar todas as distrações, é importante reconhece-las e se dedicar as mais pendências de maior necessidade. Um estudo liderado pela Universidade da Califórnia, em Irvine, sobre distração no local de trabalho, apresentado em um painel durante o South by Southwest, encontrou funcionários realmente felizes ao realizarem tarefas, como limpar a própria mesa ou a limpar a caixa de e-mails. Completar esses tipos de tarefas lhe dá uma sensação de realização, sem o stress correspondente que vem junto com tarefas mais desafiadoras. E essas distrações em última análise, aumentam à sua produtividade na medida em que você termina os afazeres domésticos!

A produtividade é uma variável essencial para o crescimento e eficiência de qualquer negócio. Por fim, manutenção e aumento de produtividade se resumem a ter um ambiente de trabalho adequado, gerenciar bem o seu tempo e fazer uso da tecnologia que torna o home office viável.

Axel Schmidt é gerente de relações públicas da TeamViewer.