Autor: Reginaldo Albuquerque
Ao menor sinal de crise, o primeiro impulso é cortar custos. E uma das vítimas prediletas são as viagens de negócios, que geralmente figuram entre as três maiores despesas das companhias brasileiras. Mas ao contrário do que muitos pensam, o que é lucro pode virar prejuízo com perda de clientes e retração de novos negócios. Contato presencial, ainda mais neste momento de turbulência, pode ser uma garantia de mais segurança no relacionamento com clientes e parceiros potenciais. Nunca o velho ditado “nada substitui o contato pessoal” pareceu tão atual.
É possível sim reduzir despesas sem deixar de voar. Um exemplo disso está na utilização de ferramentas disponibilizadas por agências de viagens, como o self-booking tool. O software auxilia o funcionário a fazer reservas e pode representar economia de até 12% em relação ao valor total de uma viagem de negócios, além de otimizar tempo.
Um dos métodos, praticamente ignorado pelo mercado, é o controle de reembolsos dos bilhetes emitidos e não voados. Outra solução seria o saving lost, relatórios que ajudam a identificar onde pode haver corte de despesa e se todas as compras foram feitas pelo menor valor disponível.
Sem estes recursos, empresas perdem qualquer noção de quanto estão gastando. Despesas expressivas são negligenciadas e chegam a margens de R$ 2 a 3 milhões, comprometendo seriamente o fluxo de caixa. Em média, de 5% a 8% dos bilhetes aéreos emitidos não são utilizados e ficam relegados ao esquecimento. Por falta de pesquisa e planejamento, empresas reservam pacotes de lazer de uma semana para missões de apenas dois dias de seus executivos. É o barato que sai caro, pois os dias de trabalho perdidos do executivo custam mais que a economia da tarifa.
O uso dos cartões virtuais como meios de pagamento começa a ganhar força e, com eles, o prazo médio de pagamento passou de 16 para 26 dias. Também é possível escolher a melhor data para quitar as despesas, conforme o fluxo de caixa da empresa e centralizar o vencimento em uma só data, evitando processos repetitivos de conferência de faturas. Nada mal em tempos de crédito escasso.
Gastar de forma planejada com viagens se tornou um investimento, já que é uma necessidade inerente à atividade empresarial ganhar novos mercados. É neste momento que entra o gestor de viagens, indispensável para gerar economia e ganhos significativos. A boa administração de viagens, feita por este gestor, traz benefícios inegáveis para as empresas.
Se mesmo assim os gastos continuarem elevados, chega a hora de revisar a política de viagens, estabelecendo critérios para aprovação e escolha dos serviços mais apropriados para as viagens. A antecedência da aprovação, assim como a escolha das categorias de hotel e carro para locação, também deve ser considerada.
Até mesmo na promoção de viagens de incentivo, investimento valioso, existem brechas para economizar. Alguns dias de hospedagem no Nordeste, apenas com café da manhã na conta, são mais dispendiosos do que uma semana no balneário de Punta Cana (República Dominicana) – onde os hotéis trabalham com sistema de tudo incluído.
Tem negócios a fechar e clientes a conquistar? Isto certamente não vai acontecer em telefonemas, conference calls… Com inteligência e racionalidade, basta arrumar as malas.
Reginaldo Albuquerque é sócio e diretor da Tour House.
