ProPay investe em melhoria contínua de processos

Para oferecer melhores produtos e serviços aos clientes, a ProPay – empresa voltada exclusivamente para a terceirização dos processos de negócios que envolvem Administração de Pessoal, Folha de Pagamento, e Gestão de Benefícios -, desenvolveu um projeto que visa a eliminar retrabalhos e padronizar os processos internos. Chamado de Programa de Excelência em Gestão (PEG), o projeto envolve toda a área de operações da empresa e utiliza metodologias e conceitos do MIT (Massachussetts Institute of Techonology), com o objetivo de monitorar, avaliar, medir e alterar processos.

A iniciativa tem permitido a ProPay estruturar a gestão de processos, por meio da padronização de métodos. De acordo com Miriam Martins, gerente de operações da ProPay e coordenadora do projeto, os benefícios podem ser contabilizados dentro e fora da empresa. “O trabalho ficou mais organizado, com critérios mais definidos, evitando retrabalhos e gargalos no processo de fechamento da folha de pagamento. Isso tudo porque o PEG estabelece procedimentos como ´o que fazer´, ´como fazer´, ´responsável´, ´prazo´, etc”, explica.

A melhoria dos processos teve um impacto positivo nos funcionários. A produtividade aumentou de forma significativa e alguns processos foram reduzidos em até oito horas, o que diminuiu o banco de horas. Todo este desempenho vem se refletindo também na satisfação dos clientes. “Anteriormente, quando ocorriam problemas para processar a Folha de Pagamento, tínhamos dificuldade em negociar com o cliente o prazo no processamento e no pagamento das diferenças salariais. Com o PEG, constatamos que essas negociações ficaram mais simples, pois os clientes passaram a interagir e a colaborar mais conosco”, comemora Miriam Martins.

A ProPay já estuda os próximos passos do projeto, que consistem na expansão do PEG para toda a base de clientes até o final de 2007.