A PUC Minas investiu em uma solução de Business Intelligente (BI) da MicroStrategy, para tornar mais independente, ágil e flexível a obtenção de informações. Além de garantir a consistência dos relatórios e gráficos gerados e oferecer amplas possibilidades de análise e apresentação dos dados, com a plataforma, a diretoria de tecnologia da informação da universidade (DATAPUC) conseguiu imprimir mais rapidez à tomada de decisão e reduziu os custos pertinentes à obtenção de informações.
Segundo Humberto Torres Marques Neto, diretor do DATAPUC, antes do BI todas as informações eram solicitadas pelos usuários à área de informática. Estes dados eram gerados em paralelo a outros processos, por meio de uma leitura das bases de dados transacionais, transformados em arquivos e manipulados em ferramentas gráficas (Excel) e pequenos bancos de dados, como o Access. As necessidades adicionais ou relatórios diferenciados demandavam uma programação especial para extração, em novos formatos ou níveis de sumarização diferentes dos existentes até então. Além da dependência excessiva e demora na obtenção, a pulverização das informações contribuía para a inconsistência e falta de padronização.
De acordo com o diretor, o BI possibilitou uma análise mais elaborada e aumento da credibilidade da informação, agregando valor e trazendo mais qualidade ao serviço prestado pela área de TI para as outras áreas. “Muitas vezes a extração manual dos dados causava estresse. O cotidiano dos assessores da alta gestão e dos coordenadores dos mais de 60 cursos da instituição mudou de forma brusca, pois passaram a ter acesso a dados importantes, como perfil do aluno, matrícula e evasão, dos cerca dos 45 mil alunos, de forma mais rápida e independente. A área financeira consegue acessar suas informações estratégicas com confiabilidade. Antes, o grau de dificuldade era alto e o trabalho dispendioso, as planilhas davam resultados inconsistentes e as fórmulas comprometiam, algumas vezes, a análise da competitividade, por conta de possíveis erros”, ressalta Humberto.
Implementação – O projeto foi implantado inicialmente nas áreas responsáveis pela gestão acadêmica dos cursos de graduação da instituição (Pró-reitoria de Graduação, Centro de Registro Acadêmico, coordenações dos cursos) e nas áreas responsáveis pela compilação de dados anuais sobre a instituição (Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional e Secretaria Geral), que por manipular grande volume de dados e demandavam uma quantidade excessiva de relatórios.
Com o sucesso da primeira etapa, iniciada em 2001, além das informações acadêmicas sobre os cursos de graduação, são armazenadas informações sobre pós-graduação (Stricto e Lato Sensu), seqüenciais e de tecnologia (fontes internas e externas). A área financeira é atendida pelo BI desde 2003, quando foi criado um data warehouse com informações sobre receitas e despesas da instituição. As informações relativas aos funcionários também são contempladas, assim como os colégios administrados pela mesma mantenedora da PUC Minas (Colégio Santa Maria), que passaram a ter as suas informações acadêmicas e financeiras consolidadas.
De acordo com o executivo, o projeto também está em desenvolvimento na clínica de apoio às atividades práticas dos cursos da área de saúde. Neste DW serão gerados indicadores clínicos que farão a ponte do atendimento à comunidade. Atualmente, mais ou menos 400 usuários, de coordenadores de curso até pró-reitores, utilizam o BI MicroStrategy. Nem todos acessam ao mesmo tempo o banco de dados com aproximadamente 120Gb. Foram definidas, por questões de segurança, algumas políticas para garantir que cada usuário acesse apenas as informações compatíveis com o seu perfil.
