Ficou pronto… E agora?

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A experiência e a cultura, consolidadas em nossos modelos mentais, podem nos pregar peças interessantes. Quando compramos uma casa, por exemplo, sabemos que poderemos nos mudar e começar a morar nela assim que as obras estiverem concluídas. Com um carro, escolhemos o modelo, pedimos a documentação, seguro e pronto: é pôr combustível e sair andando por aí. Acredito ser por conta desses paradigmas que consideramos que um projeto de inteligência de negócios (BI) começará a ser usado por todos assim que estiver pronto. Ledo engano!

Não é raro um projeto de BI ficar pronto e nada de novo acontecer. Me arriscaria, inclusive, a generalizar o raciocínio para projetos que envolvam mudanças no funcionamento da organização, até mesmo os ligados à tecnologia de informação. Para alguém que, como eu, presta serviços nessa área, um projeto sem uso é frustrante. Felizmente, há uma luz no fim do túnel. Em alguns anos de vivência profissional, aprendi a enumerar alguns elementos que devem estar presentes para alcançar condições mínimas de sucesso. Note que estou sendo bastante conservador por considerar esses elementos necessários, mas não suficientes para garantir o sucesso de um projeto de BI. Vamos tentar relacioná-los.

O primeiro aspecto a vigiar é a presença de um dono único. Vou mais longe: em geral, não adianta ter dois. Assim como cachorro com dois donos morre de fome, projeto precisa ter um dono só. Atento, compromissado, que impulsione o programa, costurando-o politicamente na organização e conseguindo que outras pessoas-chave também firmem compromisso. Parece fácil e óbvio, mas não é. As pessoas saem das empresas, as situações mudam e qualquer projeto com mais de 90 dias corre sério risco de perder seu dono antes da entrega final.

É preciso também garantir a permanência do patrocinador. Este estará menos presente no dia a dia, mas deverá apoiar a adoção do projeto em seus momentos mais importantes, particularmente quando a entrega técnica for concluída. Pelas mesmas razões já listadas acima, sempre há risco de perder patrocínio no meio do caminho.

Vencidos os pilares básicos formados pelo dono e pelo patrocinador, aparece o maior desafio. Nem sempre as pessoas que estavam planejadas para serem usuárias da solução de BI estão prontas para usufruir de seus benefícios. Vou tentar detalhar mais. Um projeto dessa natureza libera seu potencial quando as pessoas estão aptas a usar as informações gerenciais em seu processo de decisão. Um dos principais benefícios discutidos no início do projeto era, exatamente, liberar o tempo, antes dedicado a obter dados e manipulá-los, para ter oportunidade de realizar análises mais aprofundadas da realidade do negócio. Mas quem falou que as pessoas que manipulam dados são capazes de fazer análises? Há uma mudança de perfil profissional, nem sempre passível de alteração somente com treinamento. Acaba de aparecer um problema sério: a solução de BI é usada do jeito velho, somente com a função de extrator de dados.

Como esperado, as pessoas vão se refugiar naquilo que conhecem para evitar a mudança. E a informação gerencial estará lá, disponível, esperando alguém capaz de analisá-la. Isso já aconteceu na sua empresa?
Não desanime, mãos à obra!

Leonardo Vieiralves Azevedo é presidente da WG Systems, tecnologia para tomada de decisão.