Plataforma busca facilitar modelo híbrido com o mínimo de mudanças em comportamentos, segurança, contratos e gestão de pessoas
Após o desafio de apoiar a migração de serviços de back office e centrais de atendimento para o home office, a A5 Solutions agora simplifica a implementação do Smart Offices, tanto na modalidade on premise quanto em nuvem. O anúncio marca mais um ciclo do produto desenvolvido pela Ominize, a unidade de fábrica de software do grupo A5. Direcionado inicialmente para gerenciamento de qualidade, conformidade trabalhista e bem-estar em centrais de atendimento, as funcionalidades de gestão de turnos e escalas, autenticação forte e padronização das estações acabaram se revelando um atalho para a virtualização de postos de trabalho, sem rupturas para gestores e funcionários de qualquer nível.
“Em resumo, o Smart Offices é feito para o funcionário que precisa ‘estar lá’ e realizar sua tarefa no padrão de qualidade, com as condições de trabalho ideais para executar suas funções. Na prática, o ambiente de trabalho pronto e direcionado, proporcionado pelo Smart Offices, facilita o ingresso de colaboradores. O funcionário tem exatamente o que precisa na sua tela, enquanto o gestor pode acompanhar passo a passo. Independente do trabalho presencial ou remoto, sempre haverá tarefas e pessoas em que o modelo de comando e controle é o mais adequado. Para os times com condições de autonomia e autogerenciamento, há boas ferramentas no mercado. Mas nossos clientes precisavam de uma solução fim a fim, com um olhar de produtividade e apoio ao colaborador”, detalhou Leandro Del Debbio, CEO da A5 Solutions.
O executivo reconhece que o Smart Offices ganhou impulso quando a modalidade de trabalho se estendeu além dos tradicionais “elegíveis”, que normalmente são os funcionários com mais habilidade tecnológica e engajamento. “Seja por escolha ou por circunstâncias, todos nós já tivemos algum emprego em que o objetivo era apenas receber as orientações e executar suas tarefas, dentro de um horário estipulado. Com o Smart Offices, o colaborador sabe exatamente o que tem que fazer no dia e o gestor tem o mesmo nível de controle e suporte a que está acostumado no escritório”, explica o executivo.
Produtividade, segurança jurídica e bem-estar
A A5 Solutions é parceira dos principais provedores de contact center, que foram a inspiração inicial para o primeiro módulo do Smart Offices. O Channel Lock automatiza o cumprimento das políticas de escalas, horários e carga de trabalho. Além de evitar custos com horas extras e inconformidades, naquele momento a aplicação já tinha a vertente de bem-estar de perfis específicos de colaboradores (mas especificamente mães e estudantes que precisam de horários definidos em suas rotinas pessoais) particularmente beneficiados com a previsibilidade em suas rotinas. De acordo com Del Debbio, “no início, a solução foi focada nos agentes de atendimento e outras funções que requerem direcionamento e padronização. Depois a adoção se estendeu ao back office e hoje há uma grande preocupação com o burnout, O Smart Offices permite o controle tanto por horário quanto por carga de trabalho, com indicadores de desvios de desempenho ou sobrecargas, que permitem a gestão em tempo real”.
Segundo o executivo, os demais módulos do Smart Offices também foram direcionados às necessidades práticas do trabalho cotidiano. Com o Station Viewer+Chat, o usuário não precisa de conhecimento tecnológico, não perde tempo, e não corre riscos, uma vez que o pessoal de suporte tem controle direto da estação de trabalho. O Smart Offices inclui também o Watcher, que automatiza o monitoramento remoto de fatores de desempenho da máquina (CPU, disco e memória) e testa a conexão.
Para mitigar problemas de segurança e outras inconformidades, o Controller impede a execução de aplicações que não estejam diretamente relacionadas às funções do colaborador. Os gestores contam ainda com o Dashboard Avançado, para gerenciar o status do colaborador, das escalas, informações com diversos níveis de detalhes sobre as estações, visões analíticas individuais, entre outras funções de gestão.
Segundo dados do LinkedIn, as publicações de empregos na modalidade remota aumentaram mais de cinco vezes nos dois anos anteriores. Entre os usuários da rede, 46% dos novos teletrabalhadores cogitam mudar de cidade, enquanto os empregadores também buscam gente em outras regiões. No entanto, a adaptação das pessoas e das organizações ainda é desigual. Conforme a pesquisa, a Work Trend Index (feita em janeiro de 2021 pela Edelman Data x Intelligence com 31.092 home officers usuários do LinkedIn e Microsoft 365), 61% dos executivos dizem que aumentaram sua performance, o que cai a 38% entre os que têm menos autoridade para tomar decisões. “A distribuição da força de trabalho é um fato e agora as organizações precisam ampliar os perfis de usuários”, constata o CEO.
Além de ter o produto testado em vários processos críticos e de alto volume em grandes clientes, o Smart Offices já vem com conexões prontas às ferramentas de Gerenciamento de Força de Trabalho (WFM) e há também total integração com as plataformas de telefonia, mensagens e tudo que chegaria à mesa do escritório. Mesmo que haja customizações, a implementação agora pode ser feita de forma totalmente remota, seja no servidor do data center ou em nuvem. “Temos um produto estável, de alta demanda e aumentamos nossa capacidade de entrega”, resume Del Debbio.
