Aprenda a comprar serviços

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Autor: Marcelo Lombardo

 

Nos últimos anos, a principal característica do mercado de Tecnologia da Informação está relacionada à versatilidade e à velocidade de mutação. Seja pelos equipamentos utilizados, às metodologias, ou até mesmo, pelas previsões mercadológicas, a área de TI está mais envolvida com as diretrizes estratégicas das organizações.

 

Com o novo cenário global e a manutenção das empresas em um patamar vantajoso, exige-se a constante capacidade de aprendizado, de adaptação e da rápida tomada de decisões. Atitudes essas que devem ser analisadas e refletidas dentro de um planejamento estratégico pré-estabelecido para o sucesso do ambiente empresarial.

 

Dentro desse novo parâmetro, a área de compras não é mais apenas uma atividade burocrática e repetitiva, o setor passa a assumir um papel verdadeiramente estratégico nos negócios. A gestão das aquisições não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística das empresas.

 

A área influencia diretamente na produtividade e no relacionamento com os clientes e está intimamente ligada à competitividade e ao sucesso da organização. Já não basta apenas comprar, é preciso comprar bem, procurando obter o maior número de vantagens competitivas.

 

É notório que adentramos em uma nova era para o setor de compras, das diferenciações e qualificações entre as aquisições: daquilo que é físico – produtos e insumos – do que é prestação de serviços – bens não palpáveis; mas altamente necessários para o andamento das atividades internas.

 

Num primeiro momento, parece-nos complicado partir de uma análise diferenciada da área de compras, dando uma subqualificação de algo que, até bem pouco tempo, era definida de uma forma mais simplificada, mas necessária para dar melhor orientação a uma atividade tão vital e estratégica de qualquer organização.

 

Na gestão da compra de produtos, o processo passa por análise do que deve ser adquirido, dos valores, da distinção de preços entre fornecedores, da qualidade, do prazo de entrega, das condições de pagamento e recebimento. Já para a contratação de um serviço, devem ser considerados os pontos críticos, sua multiplicidade, a performance desejada e os indicadores de qualidade.

 

A gestão eficiente de uma área de compras com foco em serviços exige um sistema que suporte a cadeia de fornecedores, mais o completo ciclo de vida do contrato, e ainda, o seu monitoramento e avaliação.

 

A comparação é simples, se adquirimos um equipamento para a empresa que irá melhorar o setor de produção e tivemos que contratar um operador de forma terceirizada para operá-lo, como ficará a gestão desses itens? Sabemos que o produto seguirá pelas vias de compras tradicionais – análise do produto, do valor, da distinção de preços entre fornecedores, da qualidade, do prazo de entrega, das condições de pagamento e recebimento.

 

Já o operador para gerir a nova máquina será visto também como um produto? A resposta é negativa, realizaremos apenas a gestão do serviço da empresa que trouxe esse operador, como da equipe de jardinagem, de um novo projeto ou de outro serviço necessário. As contratações são diferenciadas, cabendo formas de gestão que facilitem e evitem erros, como multas indenizatórias, serviços mal executados e descumprimento de qualquer cláusula contratual.

 

Em outras palavras, quando compramos materiais, lidamos com bens físicos e tangíveis, e no caso de serviços estamos lidando uma promessa de realização futura.

 

Em uma área tão vital para as empresas, assumir o risco de operações insatisfatórias, como: retrabalho ou quebras de cláusulas contratuais, serviços incorretos ou em desacordo com as regras pré-determinadas são questões sérias que podem resultar no fracasso de um grande projeto ou da aposta da contratação de um serviço.

 

A aposta mais correta é num sistema de TI que integre toda a cadeia de prestadores de serviços, que elimine papéis, que seja menos burocrático, que obedeça a ciclos e que seja alinhado com a gestão estratégica da empresa e com a qualidade.

 

Marcelo Lombardo é diretor de tecnologia da New Age Software. ([email protected])