Autor: Roberto Gil Espinha
A principal ferramenta de trabalho dos prestadores de serviço é o tempo. Seja o trabalho oferecido por hora ou por preço fechado, o controle de horas é vital para estimar a execução das atividades e, assim, o bom gerenciamento do tempo se torna um aliado muito importante para a produtividade. Qualquer que seja o trabalho a ser realizado, é altamente recomendável registrar o consumo de horas dedicado a cada atividade para não perder completamente o controle do negócio, prometer prazos impossíveis de serem cumpridos ou não dispor de tempo suficiente para realizar o trabalho com competência.
Para gerenciar o tempo no dia a dia é aconselhável planejar todo o trabalho em projetos, dividindo-o em tarefas de fácil identificação e controle. Também é importante manter uma base histórica, usando os projetos já entregues como referência para calcular o tempo gasto com a execução de cada tarefa e estimar o tempo necessário para atividades similares. Esta não é uma tarefa simples, a tendência é que com o passar do tempo as estimativas fiquem cada vez melhores, assim como o controle do consumo de horas em cada ação, até que a gestão de tempo se torne um hábito.
Após a definição do consumo de horas o próximo passo é otimizar esse consumo utilizando ferramentas e técnicas de gestão de tempo que estimulem a produtividade. A melhor opção é utilizar tecnologias como um software de gerenciamento de tarefas ou projetos para organizar os processos, dispor de alertas para os prazos, obter melhor visualização das tarefas pendentes e organizar as que ainda virão, sem perder o foco ou esquecer alguma atividade.
Para usar melhor o tempo disponível no trabalho vale ainda seguir algumas dicas. A primeira delas é tornar o dia mais produtivo, determinar as horas dedicadas ao trabalho, selecionar as tarefas de acordo com os horários e aprender a administrar o tempo de maneira eficaz. A maioria das pessoas prefere o período da manhã para trabalhar em tarefas que exigem mais concentração, pois neste período a mente costuma estar mais relaxada. As tarefas que não exigem tanta concentração podem ser deixadas para depois do almoço, por exemplo.
Outra forma de otimizar o tempo no trabalho é evitar reuniões improdutivas. Nem todas as reuniões são produtivas, às vezes um simples telefonema ou teleconferência podem solucionar o problema e economizam o tempo gasto no trânsito ou em uma viagem. E quando as reuniões forem necessárias elas têm que ser eficazes. Vale mais usar o tempo planejando, estabelecendo metas e objetivos para as reuniões do que perder tempo em conversas intermináveis e sem propósito definido. Neste caso, é imprescindível que todos os participantes se preparem com antecedência para a reunião, com tópicos e pautas pré-estabelecidas.
Imprevistos sempre acontecem e muitas vezes a execução de uma tarefa é prejudicada por outra atividade que não estava prevista. Ao trabalhar na organização das tarefas do dia deve-se incluir um tempo para os imprevistos, assim o andamento do trabalho não será prejudicado se surgir uma tarefa extra e, se não surgir, haverá tempo para trabalhar em alguma outra ação pendente.
A gestão do tempo de trabalho também pede a inclusão de algumas pausas no cronograma diário. O excesso de tarefas e a pressão enfrentada acabam tornando os problemas maiores do que deveriam ser. Nessas horas é bom dar uma pausa, sair e dar uma volta, tomar um café ou até mesmo bater um papo com um colega por alguns minutos. Após o horário definido para o cumprimento das atividades, o lazer deve ser tratado da mesma forma que o trabalho, com pontualidade e sem deixar de fazê-lo.
Roberto Gil Espinha é sócio-diretor do Artia.
