GED: do físico para o digital

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Autor: Rodrigo Reis
Nem os call centers escapam do período de retração econômica. Segundo a E-Consulting, o setor deve movimentar cerca de R$45,6 bi até o fim do ano, crescimento de apenas 3,78% em relação a 2014. Se a maré de bons resultados mudou, algumas alternativas ajudam às empresas a atravessar o momento ruim com o mínimo de perdas. Entre as soluções, o gerenciamento eletrônico de documentos combina dois fatores importantes: agilidade e economia de custos.
Com múltiplas aplicações, o GED, como é chamado, pode ser a solução ideal para o RH em um nicho em que rotatividade de profissionais é constante. Por exemplo: a quantidade de pessoas contratadas e que depois decidem sair dos contact centers é muito alta, e manter os históricos dos funcionários em um arquivo físico (com todos os holerites e demais documentos) é, além de trabalhoso, uma preocupante desorganização.
Agora imagine um sistema em que, digitando o número de CPF, todo o histórico do profissional aparece na tela, inclusive seus registros, certidões e atestados devidamente digitalizados e certificados. A economia de tempo e dinheiro neste contexto é sem precedentes – quanto a empresa perde por ano ao realizar tudo por conta própria, com muito mais trabalho ao lidar com papéis e alcançando um resultado quase sempre impreciso? A boa notícia: esse sistema (baseado em uma rede interna ou na Internet) já existe e pode ser implementado por uma empresa de outsourcing capacitada.
Muitas companhias já realizam algum tipo de digitalização dos processos por conta própria, mas utilizar um serviço específico, com suporte de ponta a ponta, garante e efetividade e a tão buscada economia no médio e longo prazo. Isso não significa que o arquivo físico deve ser aposentado, mas ele não precisa mais ser a fonte principal de informações. Torna-se, aos poucos,  algo como um álbum de fotos muito bem guardado que tem uma pasta-irmã no computador ou na web para facilitar o acesso.
Rodrigo Reis é sócio e gerente comercial da Reis Office.