Prefeitura mineira implementa setor de atendimento

O município mineiro de Juiz de Fora realizou uma reforma administrativa que está ajudando a cidade a cortar custos e investir na melhoria do serviço prestado aos munícipes. Os primeiros resultados são promissores. Depois da implantação do projeto houve uma economia de R$ 3,6 milhões no setor de compras. Mais uma melhora foi verificada no atendimento diário ao cidadão, que triplicou o serviço do call center da Prefeitura, que já atende cerca de 1200 pessoas por dia. A equipe responsável pela reforma definiu uma metodologia para direcionar os trabalhos.
“Toda a reforma administrativa está baseada em redesenho de processos e investimentos em tecnologia da informação com o objetivo de buscar eficiência, aumentar a abrangência dos serviços públicos e melhorar os mecanismos de controle, além da participação popular”, afirma João Vitor Garcia, diretor de planejamento e gestão estratégica da Prefeitura.

“A expertise da IDS Scheer é fundamental para conseguirmos cortar nossos custos e melhorar nossa eficiência operacional”, acrescenta o diretor. Um dos primeiros passos do projeto foi a implantação de uma nova estrutura hierárquica flexível e descentralizada, que introduziu um modelo de gestão único para toda a prefeitura. Nesse modelo, foram reduzidos os níveis hierárquicos de seis para quatro postos. Os resultados começaram a aparecer na área de compras, pois ganhou status de diretoria e está ligado diretamente ao prefeito. Apesar da preocupação com a descentralização, a área passou a centralizar todos os procedimentos de compra da Prefeitura. “O volume de aquisições gera um potencial de negociações muito grande, que se fosse descentralizado seria perdido”, diz Gustavo Novy, gerente de desenvolvimento institucional.

Pregão eletrônico

Mas o ganho com o novo sistema não foi apenas financeiro. Hoje a Prefeitura realiza todo o processo de compras em cerca de 20 dias – antes eram necessários de 2 a 3 meses. Com a implantação do Pregão Eletrônico, o primeiro a ser implantado por um município brasileiro, o prazo legal de licitações também foi reduzido de 40 para 8 dias. A nova estrutura também não exige mais a assinatura do prefeito nos documentos de ordenamento de despesas, que passou a ser responsabilidade dos diretores. Antes, o chefe do munícipio assinava uma média de 1 mil documentos por mês, agora não precisa assinar mais nada. A medida tornou o processo mais ágil e o tempo de pagamento caiu de 30 para 5 dias. Isso permite também uma negociação melhor no preço do serviço, já que a remuneração é realizada prontamente.

“A administração da Prefeitura de Juiz de Fora é um belo exemplo a ser seguido em todo o país. Com a implementação dos redesenhos de processos, a cidade conseguiu pôr em prática a reforma administrativa e gerar economias substanciais ao município”, explica Luis Alberto Piemonte, presidente da IDS Scheer.