Administrar todas as ligações recebidas pelo call center e ao mesmo tempo oferecer agilidade no atendimento prestado aos beneficiários. Esse era o desafio da GoodLife Saúde, operadora que comercializa planos de saúde para empresas, que tem hoje cerca de 40 mil usuários. A saída foi a implementação do software de telefonia IP Planetfone, que reduziu o tempo de atendimento em 58%.
Antes de adotar a solução, a cada ligação recebida na central, para autorização de exames, os atendentes solicitavam do beneficiário o fax do pedido médico, a fim de passar uma orientação de forma correta, evitando interpretações erradas. Quatro máquinas de fax eram usadas diariamente para dar conta do volume. Mas, este modelo de atendimento não estava mais sendo eficaz para a empresa, que cresceu muito nos últimos anos.
“Por este motivo, decidimos implantar um software que gravasse as ligações, assim, eliminaríamos a necessidade do fax para comprovar as informações dos pedidos médicos”, afirma Alexandre Maciel Brina, gerente de TI da GoodLife. Brina explica que em geral, os pedidos apresentam siglas parecidas e uma grafia difícil de ser entendida, que podem dificultar a interpretação dos exames e os locais onde os mesmos são realizados e outras orientações necessárias para o perfeito atendimento. “Por isso, a gravação garante segurança sobre o que autorizamos aos beneficiários, basta que eles leiam o documento para um de nossos 10 atendentes”, explica.
O gravador é um dos recursos do Planetfone, que possibilita o registro de todas as chamadas recebidas e efetuadas, garantindo o controle, segurança e otimização das ligações. Com ele, é possível consultar e ouvir as gravações das conversas telefônicas, por meio de data e hora; fazer o backup dessas gravações e gerar relatórios com data, número de ligações por dia ou período, duração total das ligações, média de tempo por ligação, além de orientar e treinar os atendentes em suas dificultadas e posturas.
De acordo com Brina, o uso do Planetfone tem sido muito além do recurso gravador. “Além de agilizarmos o atendimento, podemos agora gerenciar melhor a área de call center. Por meio dos relatórios que o software oferece é possível identificar itens como horários de pico e tempo médio de ligações. Com essas informações conseguimos estabelecer um parâmetro que analisa a qualidade do atendimento, com o histórico do tempo gasto em cada ligação, assim, estipulamos o que é o tempo ideal do atendimento. Nos casos de ligações que ultrapassam a média prevista, o supervisor do departamento é acionado para verificar o que aconteceu e o que pode ser melhorado”, exemplifica.
Outro recurso que vem sendo utilizado pela operadora de Planos de Saúde é o Fax Virtual. Todos os documentos enviados para a empresa são recebidos pelo Planetfone, que os armazena em arquivo formato “tif e os transmite ao destinatário do ramal, via e-mail. “É muito mais prático, não precisamos nos deslocar até os aparelhos de fax e também podemos economizar a impressão de papel”, finaliza o executivo da Goodlife.
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