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Informações padronizadas

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Autor: Paulo Roberto Zampieri Nunes

 

A área de suprimentos é hoje vital para garantir a lucratividade de uma empresa. A necessidade crescente de adoção de ações estratégicas pela área de suprimentos tais como, Spend Analisys, Strategic Sourcing, Acordo de Fornecimento, Gestão por Categorias de materiais, entre outras, requer a utilização de uma base de dados saneada e padronizada, como pré-requisito para obtenção de sucesso nestas iniciativas. Infelizmente no cenário atual, constatamos que as bases de dados utilizadas são bastante incompletas, despadronizadas, o que as caracterizam como inadequadas para adoção destas iniciativas pela área de suprimentos, impedindo o foco estratégico, tão necessário para garantir as melhores condições comerciais na compra destes materiais.

 

Este problema acaba sendo um grande gargalo para a identificação dos principais potenciais de ganhos através de negociação de melhores condições de compras com os fornecedores. Como as descrições dos itens acabam sendo feitas de forma incompleta e despadronizada, e exclusivamente pensando em um determinado fornecedor, as alternativas de compras e as negociações de melhores condições comerciais acabam sendo limitadas. A falta de descrições completas, inequívocas e padronizadas não permite que seja feita uma cotação eficiente de determinado insumo ou produto, com diferentes fornecedores, e principalmente o estabelecimento de eficazes acordos de fornecimento.

 

Tendo em vista solucionar este problema, e também ter um maior controle em relação ao tratamento fiscal das compras de suprimentos, muitas empresas vêm investindo no saneamento e padronização de seus cadastros de produtos e serviços, o que é feito por meio da aplicação de Padrões de Descrição (PD).

 

Com a utilização de uma linguagem comum e consagrada de mercado, esse trabalho permite a elaboração de descrições completas, padronizadas e inequívocas para cada item do cadastro. Estes PD’s devem conter também as regras de formação das descrições curtas e especificações para compra, as abreviaturas que devem ser adotadas, o tratamento de acentuação e caracteres especiais, bem como, as unidades de medida do Sistema Internacional (SI), para cada família de materiais que compõe o cadastro.

 

A combinação entre Tecnologia da Informação e mão de obra especializada é fundamental para que a padronização seja feita com sucesso. A utilização de um software especialista, que conte com uma adequada biblioteca de PD’s, sistema de workflow, geração automática das descrições curtas e especificações para compra, além de permitir o rastreamento completo dos processos de padronização, é um diferencial que garante agilidade e eficiência no saneamento.

 

Para conduzir esse trabalho, integrando a tecnologia com o conhecimento humano, o projeto deve contar com uma equipe multidisciplinar – especialistas em PD’s, padronizadores, coordenadores, gestores de projetos, e analistas de tecnologia da informação, de forma a garantir o correto tratamento dos dados e a devolução dos mesmos, já padronizados, para os sistemas destino (ERP, e-Procurement, etc.).

 

O sucesso na implantação de projetos de padronização e saneamento de cadastros de materiais e serviços, e a conseqüente obtenção de dados padronizados, saneados e categorizados, acabam gerando um diferencial de suma importância, para que o foco de atuação da área de suprimentos seja estratégico, e não mais operacional. Este diferencial estratégico se reflete em maior lucro, e em um forte elemento de competitividade para o negócio da empresa.

 

Paulo Roberto Zampieri Nunes é diretor de serviços da Astrein.

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A Cincom Systems, desenvolvedora de tecnologias de software para soluções de negócios, lança mundialmente a última versão de seu SynchronyÔ, software de customer experience management. A versão 6.1 aumenta a flexibilidade do Synchrony Desktop permitindo que cada desktop individual seja completamente adaptado e customizado para satisfazer as exigências originais de cada grupo, departamento, e área funcional dentro da empresa. Equipado com um desktop que apresenta de modo inteligente as informações necessárias e aplicações apropriadas para cada interação, os agentes de contact center podem trabalhar de forma mais rápida e racional.
“O lançamento desta solução coincide com um momento importante do Brasil em que é necessário cada vez, e de forma mais fácil, ter acesso à informação através de vários meios. Esta plataforma mostra uma sincronia inteligente de todos os canais, de forma fácil, acessível, num espaço de tempo muito curto”, comenta João Batista Ferreira, diretor do Synchrony, da Cincom do Brasil.
A criação do Syncrony surgiu de uma demanda crescente do mercado corporativo: sincronizar a comunicação de instâncias internas e externas à empresa, ou seja, o feedback dos clientes em relação aos serviços oferecidos e a gestão interna da rede de relacionamentos com esses clientes. A solução é uma plataforma multicanal de gestão de relacionamento que permite sincronizar as demandas de todas os pontos de contato (touch points) dos clientes, incluindo os contatos feitos por telefone, e-mail, fax, chat e presencial, e integrando as informações de diferentes bases de dados. Como a solução é web based, ela permite, ainda, que o modo de atendimento ao cliente seja agent anywhere, o que significa atendê-lo de forma personalizada, onde for mais adequado.

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A Uniodonto, rede de atendimento odontológico, está obtendo resultados positivos com a implementação de um projeto de gestão empresarial na unidade Paraná. O Corpore RM, solução de gestão integrada da RM Sistemas, foi adquirido para padronizar as informações geradas pelas áreas de finanças, recursos humanos, contabilidade e estoque nas sete filiais do estado – nas cidades de Cascavel, Curitiba (3), Campo Mourão, Ubiratã e Paranaguá.
O gerente administrativo e financeiro da Uniodonto Curitiba, Jeferson Squioquet, ressalta os principais benefícios obtidos pela empresa. “Ganhamos tempo na operação, confiança nas informações, e o mais importante, conseguimos minimizar os custos e maximizar os resultados nas áreas de Recursos Humanos e operacional”, explica. Ele lembra que antes da solução da RM, a empresa fazia o controle manual das informações, o que requeria um número grande de funcionários para redigitar e contabilizar os dados. “Hoje, os processos são feitos automaticamente pela solução, que disponibiliza informações administrativas, financeiras e contábeis 100% padronizadas”.
No departamento de estoque, a empresa também vem registrando resultados expressivos. O Corpore RM controla o estoque – dados fiscais, legislativos e financeiros – dos seis mil produtos que a Uniodonto distribui para os cirurgiões dentistas cooperados. “A administração dessa distribuição também era feita manualmente e acabávamos perdendo várias informações. A solução emite o pedido ao fornecedor, transformando-o eletronicamente em nota fiscal. A nota vai diretamente para o departamento de contas a pagar, que está integrado ao financeiro, e hoje controla eletronicamente as datas dos vencimentos”, conta. Além de proporcionar segurança sobre os dados, o software agilizou o processo de fechamento do balanço em pelo menos três meses. “Como as informações seguem um mesmo formato, conseguimos contabilizar a situação atual da empresa mais rapidamente”, finaliza.

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