No final do século XIX, o economista Vilfredo Pareto elaborou uma pesquisa que, para sua surpresa, revelou que 80% da riqueza da sociedade estava concentrada em apenas 20% da população. Já em meados do século passado, o consultor de controle de qualidade Joseph Moses Juran, concluiu que, o resultado da pesquisa de Pareto, poderia ser aplicado a praticamente todos os setores de nossa vida. Chamou essa conclusão de Princípio de Pareto.
Assim, deduziu, por exemplo, que uma livraria não pode ter todos os títulos do mercado, portanto ela aplica o princípio de Pareto e foca em 20% dos títulos que geram 80% da receita. Em vendas comissionadas, 20% dos vendedores ganharão mais de 80% das comissões. Estudos mostram que 20% dos clientes respondem por mais de 80% dos lucros de qualquer negócio.
Em 1955, Cyril Northcote Parkinson, professor, historiador, escritor e administrador, publicou um artigo que posteriormente seria denominado de A Lei de Parkinson, que preconiza “o trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para sua realização”. Em outras palavras, Isto significa que se você tiver um mês para desenvolver um trabalho, você demorará cerca de um mês para concluí-lo. O mesmo trabalho, se lhe for dada uma semana, também será concluído em prazo semelhante. Isso ocorre porque nosso cérebro adequa e qualifica as dificuldades para desenvolvimento da tarefa, de acordo com o prazo estipulado.
Aprendemos com o Princípio de Pareto, que, para produzirmos mais com menos esforço, devemos eliminar os processos trabalhosos e que dão pouco resultado. Com a Lei de Parkinson aprendemos que devemos reduzir os prazos para conclusão dos trabalhos gerando o efeito de urgência que se transforma em concentração na solução do problema em questão.
Como um empresário pode aplicar o Princípio de Pareto e a Lei de Parkinson?
Foque seus esforços de venda e atendimento nos 20% de clientes que geram 80% das receitas. Aceite os pedidos dos outros 80% dos clientes, mas não perca seu tempo com e-mails, telefonemas ou trabalhos de marketing. Focando nos 20% mais rentáveis, você pode conseguir aumentar a receita com eles, aumentando o lucro, reduzindo as despesas e ainda com menos esforço. Também pode aproveitar a oportunidade para dispensar os clientes que quase não geram receita e que preferem estar sempre do lado do problema e não da solução.
Em relação aos funcionários, dê-lhes prazos suficientes mas curtos, incutindo-lhes o caráter de urgência, para que eles foquem especificamente na solução das situações propostas. Quanto menos tempo lhes der, mais eles se concentrarão para atendê-lo dentro do prazo, ignorando os detalhes que, no frigir dos ovos, não tem qualquer importância.
E um empregado, como pode aplicar o Princípio de Pareto e a Lei de Parkinson?
Muitas vezes somos muito eficientes, ou seja, desenvolvemos excelentemente uma tarefa. Contudo, percebemos que, apesar da excelência, não somos eficazes, ou seja, não conseguimos resultados práticos. Através do Princípio de Pareto, aprendemos que devemos nos focar nos 20% do trabalho que desempenhamos bem, todos os dias, e que nos dão os 80% dos resultados esperados. Nada de trabalhos inúteis que muitas vezes desempenhamos para preencher nosso tempo que, em grande parte das empresas, vai das 9h às 18h. São, em sua maioria, planilhas de controle, relatórios de desempenho, emails e telefonemas, além de atividades burocráticas e de organização. Se focarmos no que interessa de fato, conseguiremos produzir muito mais do que produzimos com esforço bem menor.
Outras vezes, nos perdemos nos itens a serem desenvolvidos, em função de termos prazos esticados. A ordem neste momento é fazermos as coisas com eficácia, ou seja, o que precisa que ser feito e não o que fazemos bem. Se você fizer as coisas com eficácia, com qualidade e dentro do prazo, pode ter certeza, alguém estará olhando. Aí, meu amigo, é só correr para o abraço.
Lembre-se, trabalhar muito não significa produzir muito. Faça mais com menos.
André Luiz Hernandes é um dos diretores da Guasti Tecnologia e idealizadores da Rádio LognPlay.
