Comunicação interna eficiente

Visando suprir as necessidades de melhoria no fluxo de trabalho e na comunicação dos processos internos, a Wittel, empresa de soluções de automação para contact centers, investiu em uma solução de workflow da Cadmus. O sistema promoveu a automatização dos processos de trabalho da Wittel, envolvendo e integrando praticamente todos os departamentos da empresa, como de Vendas, Almoxarifado, Financeiro, Contratos, Técnico, de Treinamentos e Serviços Profissionais.

Após passar por um período de crescimento, a Wittel se deparou com um problema comum em empresas que estão ganhando espaço no mercado: com os novos negócios sendo fechados, o volume de informações trocadas entre os departamentos da empresa cresceu muito, e sem um sistema que organizasse o fluxo de trabalho, muitas vezes perdia-se tempo por causa de falhas na comunicação.”Tínhamos a necessidade de ter visibilidade sobre os processos. Faltava uma ferramenta que centralizasse os processos de trabalho”, explica Felipe Partika, gerente de TI da Wittel.

Partika lembra que uma das grandes dificuldades em agilizar um fluxo de informações era o “vício” de se usar planilhas na gestão dos processos, que eram desenvolvidas em cada departamento. Outro vilão no atraso de processos e no desvio de informações eram os e-mails, que até certo momento eram a principal forma de comunicação interna na empresa.

Com o contrato fechado em dezembro de 2004, foram quatro meses até que a solução Cadmus Workflow estivesse totalmente instalada e pronta para entrar em funcionamento. Implementado, o sistema possibilita a criação de fluxos, que denotam cada uma das fases que compõem determinado processo e quem são as pessoas e departamentos-chaves para que cada uma das fases sejam cumpridas. Na Wittel, além do fluxo de vendas, que é fundamental para o negócio da empresa, fazem parte da solução fluxos como de programação de viagens, aquisições de hardware e software, solicitações de adiantamento de despesas, e até emissão de vale-transportes para os funcionários. O sistema é baseado em tecnologia .NET, e acessado pelos usuários por meio do browser de internet.

“O próximo passo do fluxo tem um paralelismo. Enquanto o processo segue para a fase de elaboração do contrato, há o processo de instalação do produto em campo. Encerrada a implantação e a fase de elaboração de contrato, o fluxo passa à gestão do contrato. Durante todo esse processo, existem alertas, que indicam atrasos em relação às metas acordadas, o que agiliza todo o atendimento ao cliente”, explica Felipe Partika.

Com o sistema de workflow funcionando corretamente desde março de 2005, Felipe Partika afirma que ainda é muito cedo para se mensurar os resultados. Porém, segundo ele, já é possível tirar algumas conclusões sobre os fluxos de trabalho dentro da empresa baseado na informação que o sistema proporciona. “Ganhamos muito em visibilidade das informações. Antes os departamentos não conseguiam detectar aonde eram os ´gargalos´ de cada projeto, e hoje já podemos detectá-los e agir para que sejam eliminados”, afirma.