Para auxiliar o processo de modernização dos RHs, a Flex Relacionamentos Inteligentes desenvolveu uma plataforma de digitalização de documentos que usa inteligência artificial para reconhecimento e validação de conteúdo. Batizada de Yaky, a solução permite o envio de documentos, como folha de ponto, contratos, comprovantes para reembolso e atestados médicos, pelo Whatsapp, com uma simples foto. A veracidade da documentação é assegurada por meio de assinatura digital e a armazenagem em nuvem permite que os colaboradores acessem os arquivos para consulta. Todos os colaboradores recebem um token, que permite resolver todas as burocracias digitalmente, sem emissão de papéis.
Na Flex, o projeto foi implementado para aprimorar os processos da empresa e sua performance. Com o uso do Yaky nas unidades de Santa Catarina e São Paulo, que somam cerca de 12 mil funcionários, a empresa passará a economizar mais de R$ 500 mil por ano somente com armazenagem e impressão de documentos e, em breve, pretende se tornar uma empresa “zero paper”. “Gastos com impressão e armazenagem aumentam exponencialmente nas empresas, pois os documentos dos funcionários precisam ser arquivados por pelo menos cinco anos, conforme a legislação. E a cada mês o volume de papel que precisa ser guardado só aumenta”, afirma a diretora de RH da Flex, Angela Casali.
Os benefícios, contudo, transcendem a redução direta de custos. De acordo com Marcelo de Oliveira, diretor responsável por Relações Trabalhistas da Flex, a plataforma trouxe diversos ganhos indiretamente, como o armazenamento de dados estratégicos para o desenvolvimento de políticas de gestão. Apesar da empresa já contar com uma taxa de absenteísmo baixa, o uso do Yaky é visto como uma oportunidade de aprimoramento, pois os dados armazenados no sistema permitem aos gestores gerar relatórios e acompanhar problemas que podem estar acontecendo. “Outro ponto importante é a percepção do ganho de qualidade no ambiente de trabalho. Nossa meta é melhorar a qualidade de vida e bem-estar dos profissionais, fazendo a diferença na vida das pessoas”, destaca.
O Yaky também otimiza o tempo do colaborador, que não enfrenta mais filas no balcão de atendimento do RH para entrega de documentos. “Houve uma redução de 50% do tempo e as filas acabaram”, conta a diretora de RH. Essa otimização do tempo permite ao departamento de RH atuar de forma mais estratégica. “Com essa facilidade, o RH alimenta mais rapidamente seu banco de dados e consegue mapear a situação de cada um de seus funcionários, como analisar tempo e motivo de afastamento médico, por exemplo, elaborando políticas que minimizem esse tipo de problema”, explica Angela.
