Autor: José Teófilo Neto
Há cerca de 30 dias participei, neste site, de debates com outros especialistas sobre a importância do supervisor de telemarketing para o sucesso de uma operação. Os ocupantes deste cargo deveriam sentir-se felizes, mas acho que ficaram assustados com tamanha a responsabilidade que colocamos sobre seus ombros. Relendo as funções que deveriam exercer, confesso que nem os presidentes de suas empresas serão capazes de executá-las.
Mas é sempre assim: se exige tanto e se dá pouco para que possam se sentir úteis. Pouco se discutiu sobre se haveria tempo suficiente para realizar tantas tarefas.
Hoje já não tenho visto com tamanha intensidade a oferta de cursos sobre a gestão do tempo, mas houve época que as ofertas eram muitas. Sei que funcionavam, porém tudo era deixado de lado quando as necessidades dos chefes imediatos desestimulavam sua aplicação, dando vez à velha máxima: manda quem pode, obedece quem tem juízo.
Da mesma forma que dei opiniões sobre o que deve ser feito, acho conveniente procurar ensinar como deve ser feito. Já escrevi muito sobre liderança, mas sobre gestão do meu tempo utilizei uma receita básica, tipo feijão com arroz, que funciona, se bem que há técnicas mais sofisticadas. Aceita o convite?
Os passos para organizar seu tempo:
1. Compre um caderno tipo brochura, que evita que sejam retiradas folhas, em caso de erro ou para apagar alguma anotação.
2. Todos os dias pela manhã anote a data e tudo o que você pretende fazer neste dia, mesmo assuntos pessoais, tomando o cuidado de não devassar sua intimidade. Na metade do dia dê uma olhada na relação e risque aquilo que já fez. E não se desespere pelo que ainda não fez.
3. Ao final da jornada de trabalho, reveja a lista e risque o que foi feito. Aquilo que não fez, fica para amanhã, paciência.
4. Na manhã do dia seguinte, transcreva o que ficou represado ontem e as novas coisas que pretende fazer.
5. Repita isto por duas semanas. Com o passar dos dias você perceberá que várias coisas já entraram na rotina. Que bom.
6. Estamos na terceira semana do processo e agora vamos introduzir uma nova tarefa quanto às anotações. Então, pela manhã, anote a data e tudo o que você precisa fazer e estabeleça uma ordem de prioridade que você deseja seguir. Uma dica: priorize primeiro aquelas que já fazem parte da sua rotina, pois assim você não perde tempo.
7. As atividades de rotina, quanto tempo tomam? Então, as demais tarefas devem consumir o restante de sua jornada. A cada duas horas confira como você está indo, mas não se desespere. Vá resolvendo os problemas. Sinta-se como meu amigo Jimmy Cygler, que se apresenta como Resolvedor.
8. No dia seguinte repita as tarefas e transcreva as que não foram resolvidas ontem e estabeleça nova ordem de prioridade. Pode acontecer que algumas tarefas de ontem acabem indo para posições não tão prioritárias. Não faz mal. Como diz o outro, “a regra é clara e se aplica a todos”.
9. No dia seguinte idem. De repente você vai perceber que algumas coisas tidas por você como prioritárias já não são. Às vezes já foram resolvidas; às vezes não cabia a você resolver. Agora você já começa a diferenciar o que é necessário que você faça e o que é “apavoração” (você conhece aquela pessoa que para ela tudo é urgente ou o mundo vai acabar… isto é “apavoração”e mais, ela está sempre sem tempo, mas isto é falta de organização).
10. Passados uns 10 dias desta nova fase, já está na hora de libertar-se. Aí então em todas as manhãs você ira registrar tudo o que tem para fazer, estabelecendo prioridades. Agora sugiro que você separe as tarefas profissionais e das pessoais. Também quanto às tarefas pessoais você vai descobrir tanta coisa como: aquela dorzinha que já passou; aquele gato que não telefonou já dançou, porque agora você já arrumou outro…
11. Agindo assim, você poderá analisar melhor certos assuntos, dando opiniões adequadas; sugerir alguns novos métodos de trabalho; novas técnicas de seleção de pessoal…
Enfim, você agora é um funcionário pronto para ser promovido. Só falta ensinar outras pessoas como administrar melhor seu tempo.
José Teófilo Neto é educador corporativo, com cursos nas áreas de vendas e liderança.
