Autor: Inon Neves
Um funcionário hoje perde cerca de 36 minutos por dia na tarefa de buscar documentos. Isso corresponde a 7,5% do tempo de expediente do colaborador, segundo dados da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos. Isso poderia ser reduzido para apenas alguns segundos por meio de um processo de digitalização bem executado, e dados mais recentes mostram que as empresas na América Latina estão cada vez mais preocupadas com isso.
Segundo informações divulgadas pelo IDC este ano, até 2020, 40% das 3 mil principais empresas da América Latina vão ver que a maior parte do seu negócio depende de sua capacidade de criar produtos, serviços e melhores experiências digitais, algo que diz muito sobre a jornada de transformação digital pela qual passamos.
Hoje boa parte dos avanços em digitalização é estimulada por tecnologias em ascensão como mobilidade, nuvem e big data – segundo o IDC, inteligência artificial vai estar presente em 30% das iniciativas de transformação digital na América Latina.
A digitalização dos documentos é um dos primeiros passos para dar início à transformação digital. No caso da gestão documental, a digitalização tem sido apresentada como uma solução eficiente para a necessidade cada vez maior de compartilhamento de informações e na criação e atualização de documentos que geralmente envolvem múltiplos departamentos – processo que, quando feito em papel, leva mais tempo e fica mais sujeito à incidência de erros humanos.
Com um número cada vez maior de informações sendo criadas a cada minuto, é difícil garantir a segurança e extrair valor dos dados, especialmente quando estão em papel. Logo, um dos primeiros passos para aderir, de fato, à transformação digital é começar a mudar a forma como os documentos são criados, geridos e armazenados.
Os problemas criados pelo papel
Mesmo diante da ascensão de sistemas cada vez mais informatizados para envio de informações, como o eSocial, por exemplo, que exige o envio de dados online, as empresas continuam criando e armazenando documentos em papel internamente. Além de dificultar sua localização, isso acaba tornando impossível o estabelecimento de protocolos de segurança, gerando arquivos duplicados ou compartilhamentos indevidos de informação.
Ao converter arquivos físicos em digitais, é possível consolidar as informações, eliminando as duplicações e garantindo um melhor controle de acesso e uso dos dados.
Os documentos ativos, aqueles aos quais os funcionários recorrem com mais frequência, crescem na proporção de 25% ao ano. Uma boa maneira de começar uma estratégia de digitalização é investindo no escaneamento desses documentos em papel mais acessados pelos funcionários, tornando seu acesso e compartilhamento mais fácil pelos funcionários.
O perigo da desorganização
Ainda segundo dados da Associação Brasileira de Gestão de Documentos, os gestores gastam, em média, quatro semanas inteiras por ano procurando informações devido a armazenamento inadequado e desorganização de arquivos.
Por isso, não basta investir em digitalização – é preciso contar com uma estratégia de gestão eletrônica de documentos para gerir as informações de maneira centralizada durante todo o seu ciclo de vida, evitando o caos dos arquivos e a falta de visibilidade dos dados. Com isso, as empresas podem melhorar o monitoramento, bem como o acesso às informações.
Como não existe uma única estratégia que funcione para todas as empresas, é fundamental que um projeto de digitalização de documentos envolva os múltiplos departamentos. Muito mais importante do que investir em novas ferramentas, sistemas e processos é estar sempre pronto para avaliar e reconhecer as necessidades de adaptação e mudança e suas estratégias para abraçar novas tecnologias e aumentar a produtividade.
Inon Neves é vice-presidente da Access para a América Latina.
